Auto-fill IA — Documentation Fonctionnelle

Fonctionnalité de pré-remplissage automatique de données par l'IA, à partir de documents PDF, PowerPoint (.pptx), Word (.docx), Excel (.xlsx), CSV (.csv) et/ou de notes texte.

Vue d'ensemble

L'Auto-fill IA permet à un utilisateur autorisé de pré-remplir une cible (formulaire, fiche…) en fournissant des documents PDF et/ou des notes texte. L'IA analyse les sources, extrait les réponses pertinentes et propose des suggestions que l'utilisateur valide avant application.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Le remplissage automatique par IA est réservé au mode prestataire. Pour y accéder :

1. Aller dans Référentiel > Formulaires
2. Sur un formulaire, cliquer sur Partager le formulaire
3. Sur un partage existant (ou en créer un), cocher Activer mode presta
4. Accéder au formulaire via ce partage — le bouton « Pré-remplir avec l'IA » est alors disponible dans le pied de page du formulaire

Le module IA doit être activé sur le compte (canUseIa()). Le bouton n'apparaît pas si le formulaire est en mode prévisualisation ou si l'utilisateur n'a pas le droit de modification.

Déroulement

Étape 1 — Lancement

Un bouton "Pré-remplir avec l'IA" est exposé par le composant intégrateur selon ses propres conditions d'affichage.

Étape 2 — Wizard de lancement (3 étapes)

Une modale s'ouvre avec le wizard AiFillLauncher :

1. Sources — Dépôt de documents (PDF, PowerPoint, Word, Excel, CSV) et/ou saisie de notes texte libres.
2. Confirmation — Récapitulatif des sources et estimation du volume. Le modèle IA utilisé est affiché. Avertissement si le volume dépasse la fenêtre de contexte.
3. Suivi — Suivi en temps réel du statut du job (extraction en cours, prêt à valider…). L'utilisateur peut annuler le job depuis cette étape tant qu'il n'est pas terminé.

Étape 3 — Révision des suggestions

Une fois l'extraction terminée (job ready), une modale de révision s'ouvre automatiquement. L'utilisateur peut :

• Accepter une suggestion individuellement.
• Rejeter une suggestion.
• Modifier la valeur extraite avant acceptation.
• Accepter tout (sans conflits) — accepte automatiquement les suggestions pour lesquelles le champ cible est vide.
• Tout appliquer — accepte et applique toutes les suggestions, y compris celles en conflit, en écrasant les valeurs existantes.

Conflit : une suggestion est en conflit quand le champ cible contient déjà une valeur et que l'IA en propose une différente. Ces suggestions sont signalées dans l'interface pour que l'utilisateur tranche au cas par cas.

Lorsqu'un utilisateur accepte individuellement une suggestion en conflit, une boîte de confirmation s'affiche pour l'avertir qu'il va écraser une valeur existante. Le bouton d'acceptation prend une couleur ambre (au lieu de vert) pour signaler visuellement la présence du conflit.

Les conflits affichés à l'ouverture de la révision reflètent l'état actuel du formulaire au moment de l'ouverture, pas l'état au moment de la génération du job. Ainsi, si des valeurs ont été saisies après le lancement du job IA, les conflits correspondants apparaissent correctement lors de la révision.

Étape 4 — Application

Après validation, les suggestions acceptées sont écrites dans la cible. La stratégie de conflit par défaut est "ignorer si déjà rempli" ; le bouton "Tout appliquer" force l'écrasement.

La cible est rechargée automatiquement après application.

Sources acceptées

L'auto-fill IA accepte deux types de sources :

• Texte libre : saisi directement dans une zone de texte
• Documents uploadés : fichiers PDF, PowerPoint (.pptx), Word (.docx), Excel (.xlsx) ou CSV (.csv)

Limites par fichier

Recommandations par format

PDF : extraction très fiable sur les PDFs textuels (générés depuis Word, LibreOffice). Les PDFs scannés (images sans texte) ne sont pas exploitables car l'OCR n'est pas implémenté.

Word (.docx) : extraction du texte des paragraphes et du contenu des tableaux. Format moderne uniquement (les anciens .doc binaires ne sont pas pris en charge).

Excel (.xlsx) : extraction cellule par cellule, feuille par feuille (les feuilles sont identifiées par leur nom). Privilégier des tableaux structurés avec des en-têtes de colonnes explicites. Format moderne uniquement (les anciens .xls binaires ne sont pas pris en charge).

CSV (.csv) : extraction ligne par ligne (cellules séparées par une tabulation). Le séparateur est détecté automatiquement (,, ;, tabulation ou |) et l'encodage est normalisé (UTF-8, BOM, Windows-1252). Privilégier une première ligne d'en-têtes de colonnes explicites.

PowerPoint : extraction sur les textes des slides + notes du présentateur. Moins précise si les slides contiennent principalement des schémas sans annotations.

Pour optimiser l'extraction PowerPoint :

• Mettre les informations importantes dans les notes du présentateur (les notes sont souvent plus complètes que les slides)
• Ajouter des descriptions alternatives (alt text) aux images contenant du texte ou des données chiffrées
• Préférer les listes à puces structurées aux schémas pour les informations clés

Contraintes

• Un seul job actif à la fois par cible.
• Les suggestions doivent être validées par l'utilisateur — aucune écriture directe.
• Les limites d'upload (nombre de fichiers, taille) et les champs exclus de l'extraction sont définis par le composant intégrateur.

Voir aussi

• Documentation technique Auto-fill IA : .claude/technical-docs/isi-nova/auto-fill-ia.md

Historique des auto-fills

ISI-Groupe peut consulter l'historique des opérations d'auto-fill IA réalisées sur un formulaire de partage. L'accès se fait via le bouton "Historique IA" qui apparaît à côté du bouton "Pré-remplir avec l'IA" lorsqu'au moins une opération a déjà été réalisée sur ce partage.

Cette fonctionnalité est réservée à ISI-Groupe et nécessite le mode prestataire actif avec les droits sur le module Core Form Share.

Accès et visibilité

Le bouton "Historique IA" est visible uniquement si toutes ces conditions sont réunies :

1. Compte ISI-Groupe (_id = 1)
2. Mode prestataire actif avec droit de modification
3. Accès IA activé
4. Au moins 1 opération passée sur ce partage

Le bouton apparaît dès qu'un premier job est prêt à être validé (événement ai-fill-job-ready), sans attendre que les suggestions soient appliquées.

Consultation

La liste présente toutes les opérations passées avec :

• La date de lancement
• Le statut (En attente, En cours, Prêt à valider, Appliqué, Échec, Annulé)
• Le nombre de suggestions extraites
• L'utilisateur ayant lancé l'opération

Cliquer sur "Voir" rouvre l'opération dans la modale de révision.

Re-soumission d'un job appliqué

Pour une opération déjà Appliquée, la modale de révision affiche un bandeau indiquant la date d'application et un bouton "Re-soumettre à validation".

Cette action :

• Remet toutes les suggestions en attente de validation
• Repasse le job en statut "Prêt à valider"
• Ne modifie pas les valeurs déjà inscrites dans le Core Model

L'utilisateur peut ensuite re-valider chaque suggestion individuellement et ré-appliquer pour mettre à jour les valeurs en base.