Contrats — Documentation Fonctionnelle

Création, suivi, renouvellement et liaison de tickets sur les contrats fournisseurs.

Vue d'ensemble

Le module Contrats centralise les engagements contractuels d'une entité avec ses fournisseurs : maintenance, services, prestations IT, télécom, etc. Chaque contrat porte des informations clés (statut, montants, dates d'engagement, échéances) et peut être rattaché à des tickets de support pour tracer les interventions liées.

Accès

• Menu : Achats > Contrats
• Module requis : Contrats (14140101)
• Droits : Création (C), Lecture (R), Modification (U), Suppression (D), Administration (A) gérés séparément par profil.
• Droit « Accès aux contrats » (par profil/entité, blcontract) : en plus des droits ci-dessus, chaque profil porte un droit spécifique d'accès au module Contrats sur l'entité courante :
  • Modification → accès complet (voir + créer/éditer).
  • Lecture seule → accès en lecture ; le bouton Nouveau contrat et la création sont masqués/refusés.
  • Aucun accès → la page Contrats est inaccessible (403).
  • Les administrateurs ont toujours accès. (Les valeurs non configurées sont tolérées en accès lecture.)

Fonctionnalités principales

Création d'un contrat

Depuis la liste des contrats, le bouton Nouveau contrat ouvre un formulaire structuré en trois sections :

• Informations — libellé, statut, fournisseur, description
• Dates & Montants — signature, début, fin, engagement, alerte, durée, montant annuel et total
• Accès & Fin — type de fin, motif, gestion de fin (action à entreprendre) et confidentialité

Après validation, l'utilisateur est automatiquement redirigé vers la fiche de mise à jour du contrat créé pour compléter les pièces jointes ou les liaisons.

Création assistée par IA (« Ajouter avec IA »)

À côté de Nouveau contrat, le bouton Ajouter avec IA (visible si le module IA est disponible, mêmes droits de création) permet de créer un contrat à partir de ses documents PDF :

1. Sélectionner l'entité, puis cliquer sur Ajouter avec IA.
2. Déposer un ou plusieurs PDF du contrat (le texte en est extrait automatiquement).
3. L'IA analyse les documents et propose les champs pré-remplis (libellé, statut, dates, montants, durée d'engagement, type de fin, gestion…) ainsi qu'une synthèse juridique structurée placée dans la description (résumé exécutif, analyse, tableau de synthèse, fiche mémoire).
4. Un écran de révision présente chaque valeur détectée (confiance + citation source) : l'utilisateur accepte, modifie ou rejette champ par champ.
5. En cliquant sur Créer le contrat, les valeurs validées sont appliquées, le fournisseur est rapproché automatiquement du catalogue (si reconnu), et l'utilisateur est redirigé vers la fiche pour finaliser.

Points clés :

• L'IA ne remplit que les champs vides et n'invente jamais de valeur : une information absente du document est laissée vide.
• Le fournisseur est rapproché par son nom ; s'il n'est pas reconnu, il reste à sélectionner manuellement.
• Tant que la création n'est pas finalisée, aucun contrat n'apparaît dans la liste (un parcours abandonné ne laisse pas de contrat fantôme).
• La description produite est une synthèse factuelle (pas un conseil juridique), réutilisable comme base de connaissance.

Liste fournisseurs

La liste des fournisseurs proposée combine :

• les fournisseurs propres au compte (_id du tenant)
• les fournisseurs partagés globalement disponibles pour tous les comptes

Les fournisseurs supprimés (soft delete) sont exclus.

Onglet « Fournisseur » sur la fiche contrat

Lorsqu'un contrat est rattaché à un fournisseur (champ fournisseur renseigné), la fiche d'édition du contrat (/mod/14140101/update/{id}, y compris ouverte en modale depuis la liste) affiche deux onglets :

• Fiche contrat — le formulaire habituel (informations, dates, montants, documents…).
• Fournisseur — une vue en lecture seule des informations du fournisseur lié :
  • identité (logo, nom, type de partage Interne/Partagé) ;
  • coordonnées (SIRET, site web, description) ;
  • activités / délégations du fournisseur (badges) ;
  • un bouton Ouvrir la fiche fournisseur vers la fiche complète du fournisseur (édition si l'utilisateur en a le droit, sinon fiche synthétique).

Si le contrat n'a aucun fournisseur, aucun onglet n'est affiché : la fiche reste un formulaire simple.

Onglet « Mes contrats » sur la fiche fournisseur

Symétriquement, la fiche fournisseur (/mod/13800101/update/{idsup}) propose des onglets (Onyx) : Fiche fournisseur, Mes délégations et Mes contrats (ces deux derniers réservés aux administrateurs).

L'onglet Mes contrats liste, sous forme de cartes, les contrats de votre entité (_id) rattachés à ce fournisseur (sont exclus : les contrats archivés, et ceux dont le client idc est archivé ou n'existe plus dans customer). Chaque carte affiche le libellé, le statut, le client, les dates de début/fin, les montants total et annuel TTC, et un bouton Ouvrir le contrat. Un badge indique le nombre de contrats liés.

Filtre « Contrat » sur la liste des fournisseurs

La liste des fournisseurs (/suppliers) propose un filtre Contrat : Tous, Avec contrat, Sans contrat. Il restreint l'affichage aux fournisseurs ayant (ou non) au moins un contrat non archivé, rattaché à votre entité (_id) et à un client (idc) existant et non archivé.

Statuts et gestion de fin

Liaison tickets ↔ contrats

Sur la fiche d'un contrat, un bouton Tickets liés en sidebar ouvre une modale permettant de :

• Rechercher un ticket dans la liste des tickets disponibles du compte
• Lier un ou plusieurs tickets au contrat en une seule action
• Délier un ticket précédemment rattaché
• Visualiser le statut de chaque ticket via un badge coloré (Onyx)

Le badge compteur dans la sidebar reflète en temps réel le nombre de tickets actuellement liés au contrat.

Cas d'usage typiques :

• Tracer les interventions de maintenance réalisées dans le cadre d'un contrat de prestation
• Mesurer la consommation d'un forfait de tickets attaché à un contrat de support
• Justifier une renégociation ou résiliation par un historique de tickets

Renouvellement et alertes

Une vue Contrats à renouveler liste automatiquement les contrats :

• en statut run (en cours)
• dont la date d'alerte est atteinte ou dépassée
• ou dont la date d'engagement arrive à moins de 3 mois

Les profils non-administrateurs ne voient pas les contrats marqués confidentiels (blsecret).

Validation des données

À la création comme à la mise à jour :

• Le fournisseur doit appartenir au compte courant ou au pool partagé
• Les valeurs de statut, type de fin et gestion sont contraintes aux listes officielles (voir tableaux ci-dessus)
• La date de fin doit être postérieure ou égale à la date de début
• La date d'engagement doit être postérieure ou égale à la date de début
• La date d'alerte doit être antérieure ou égale à la date d'engagement
• Les montants doivent être positifs

Notes de version

• 2026-05-13 — Ajout du formulaire de création, de la liaison tickets ↔ contrats et correction d'un bug de troncation silencieuse sur les valeurs arenew et tacite du champ Gestion.