Calendrier CRM (RDV Outlook)

Doc fonctionnelle : décrit le quoi et le pourquoi (point de vue utilisateur / chef de projet).

À quoi ça sert

L'onglet CRM › Calendrier réunit sur une seule grille (mois / semaine / jour) les rendez-vous Outlook de l'utilisateur connecté et ses actions commerciales CRM. On y transforme un RDV en action, on y crée une action directement sur un créneau libre, et l'action créée peut repartir dans l'agenda Outlook.

Le problème qu'il résout : un commercial tient son agenda dans Outlook et son historique client dans le CRM. Sans cet écran, chaque RDV client doit être re-saisi à la main en action commerciale — ce qui, en pratique, n'est pas fait, et l'historique client reste incomplet — et inversement, une action commerciale planifiée dans le CRM n'occupe aucun créneau dans l'agenda du commercial.

Comment ça marche

Ce que montre la grille

Trois couleurs, une par nature d'entrée :

Deux gestes distincts, donc, dans une même case : cliquer sur le fond de la case (ou sur un créneau libre) crée une action ; cliquer sur une pastille ouvre celle qui est déjà là.

Cliquer une pastille bleue ou verte ouvre la fiche complète de l'action dans une grande fenêtre, sans quitter le calendrier ni ouvrir un nouvel onglet — la même fenêtre que celle de la vue Timeline (CRM › Actions). À l'enregistrement, elle se referme et la grille se remet à jour : une action dont on a changé la date ou l'heure change immédiatement de case. Sans le droit de modification sur les actions, la fenêtre affiche « Action inaccessible ».

Cette fenêtre porte aussi un bouton « Annuler l'action » (avec confirmation) : l'action passe à l'état « Annulé », reste dans l'historique du client, et son badge s'affiche barré dans la grille. Si elle avait posé un rendez-vous dans l'agenda Outlook, celui-ci est retiré. Le bouton disparaît sur une action déjà clôturée. Il n'existe que dans le calendrier — la vue Timeline garde son propre geste (« marquer comme réalisée »).

En revanche, un rendez-vous Outlook ne peut être ni supprimé ni annulé depuis le CRM : isi-app ne touche dans l'agenda qu'aux rendez-vous qu'il a lui-même créés depuis une action. Un RDV venu de l'agenda a pu être organisé par quelqu'un d'autre — il s'annule dans Outlook, et la synchronisation le répercute ici (badge barré, action liée passée en « Annulé »).

Les actions affichées sont celles dont l'utilisateur est le responsable : le calendrier reste son agenda, pas celui de l'équipe.

Outlook → CRM

• Synchronisation : toutes les 10 minutes, l'agenda Outlook de chaque utilisateur ayant connecté son agenda (voir Activer son calendrier) est recopié dans le calendrier CRM. Les rendez-vous marqués « Privé » dans Outlook (ou confidentiels) ne sont jamais importés — ils ne quittent pas l'agenda personnel. Tous les autres, y compris ceux catégorisés « personnel », remontent normalement.
• Passer un rendez-vous en privé après coup l'efface du calendrier CRM, sans rien en conserver (ni objet, ni lieu, ni participants). Si une action commerciale en avait été tirée, elle n'est pas supprimée : elle reste dans l'historique du client et réapparaît simplement en vert, comme une action sans rendez-vous. Décocher « Privé » plus tard fait revenir le rendez-vous.
• Créer l'action commerciale : un clic sur un RDV gris ouvre le même assistant en deux étapes que la création sur un créneau. Étape 1 : le client et le contact. Étape 2 : la fiche action préremplie — objet du RDV en titre, date du RDV, mode « Visio » si le rendez-vous porte un lien Teams et « Rencontre physique » sinon. Le RDV passe alors en bleu. Un RDV déjà rattaché n'ouvre pas l'assistant : il propose d'ouvrir l'action existante.
• RDV déplacé ou annulé dans Outlook : l'action déjà créée suit (nouvelle date, ou passage à « Annulé »), sauf si le commercial l'a déjà clôturée à la main — sa décision n'est jamais écrasée.

CRM → Outlook

• Créer une action sur un créneau : un clic sur une case de la vue Mois ou sur un créneau des vues Semaine / Jour ouvre un assistant en deux étapes dans une grande fenêtre. Étape 1 : le client et le contact concernés. Étape 2 : la fiche action complète, date et heure du créneau déjà remplies. Un bouton « Retour » permet de revenir corriger le choix du client ou du contact sans rien perdre. Un bouton « Créer une action » en haut de l'écran ouvre le même assistant sans créneau particulier.
• Ajouter à mon agenda Outlook : une case à cocher sur la fiche action. Cochée, l'action pose un vrai rendez-vous dans l'agenda Outlook de son responsable ; le contact rattaché y est invité et reçoit l'invitation Exchange, à condition qu'une adresse e-mail soit renseignée sur sa fiche (sans adresse, le créneau est simplement posé sans participant). Le champ est pré-rempli sur « Oui » à la création d'une action, quel que soit le point d'entrée (fiche, assistant de la timeline, créneau du calendrier) : publier le rendez-vous est le cas courant, et le champ étant obligatoire, le laisser vide imposait un choix à chaque saisie. Il reste modifiable — choisir « Non » ne publie rien. En modification, c'est la valeur enregistrée qui s'affiche, jamais ce défaut.
• Heure et durée : deux nouveaux champs de la fiche action (Début du créneau, Durée). Sans eux, l'action est simplement positionnée à 9 h pour une heure. La durée accepte de 15 minutes à 8 heures ; un rendez-vous Outlook plus court ou plus long est ramené à ces bornes côté CRM.
• Le rendez-vous suit l'action : modifier son titre, sa date, son créneau ou son contact met à jour le rendez-vous Outlook. Décocher la case, annuler l'action, ou la supprimer depuis le menu ⋮ de la vue Timeline, le retire de l'agenda.
• Changer de responsable déplace le rendez-vous : il est retiré de l'agenda de l'ancien responsable et recréé dans celui du nouveau (Outlook ne sait pas déplacer un rendez-vous d'une boîte à l'autre).
• Action déjà dans l'agenda : si l'action est rattachée à un rendez-vous Outlook qui existait déjà, la case se décoche d'elle-même — le rendez-vous est déjà là, en poser un second ferait doublon. Si l'action a déjà une réunion Teams, c'est cette réunion qui est mise à jour, pas une nouvelle qui est créée.
• Contact inconnu : à l'étape 1 de l'assistant (création sur un créneau comme rattachement d'un RDV), taper dans le champ Contact un nom qui n'existe pas encore le crée chez le client sélectionné au clic sur « Suivant » (nom + prénom ; le reste se complète depuis la fiche contact). Retaper le même nom après un aller-retour dans l'assistant ne crée pas de doublon.

Activer son calendrier

Deux prérequis :

1. Le compte Microsoft 365 doit être connecté via le widget Office 365 (même consentement que la Boîte mail — calendrier + mail).
2. L'agenda doit être connecté au calendrier CRM : tant qu'il ne l'est pas, l'onglet affiche un bandeau « Agenda Outlook non connecté » avec un bouton « Connecter mon agenda Outlook ». Un clic vérifie le consentement Microsoft, lance immédiatement une première synchronisation (les RDV apparaissent en quelques instants), puis la synchronisation continue toutes les 10 minutes.

Pendant cette première synchronisation, un bandeau bleu « Première synchronisation en cours » s'affiche et la grille se peuple toute seule dès que les rendez-vous arrivent : aucun rechargement de page n'est nécessaire. Le bandeau disparaît de lui-même une fois l'import terminé (un discret « Synchronisation en cours… » remplace ensuite « Agenda synchronisé il y a … » pendant les synchronisations suivantes).

Si l'import ne se termine jamais (incident côté traitements en arrière-plan), un bandeau orange « Synchronisation non aboutie » propose de relancer la synchronisation.

Si la synchronisation tombe en erreur (compte Microsoft déconnecté, consentement révoqué…), le bandeau réapparaît avec le détail de l'erreur et deux boutons : « Reconnecter mon compte Microsoft » et « Réessayer ». Les actions commerciales restent affichées dans la grille même sans agenda connecté.

Points d'attention

• Le calendrier affiché est strictement personnel (l'agenda Outlook de l'utilisateur connecté) : comme la Boîte mail, l'écran est masqué et bloqué pendant le mode assistance.
• Le rattachement d'un RDV à un client est toujours un geste manuel : aucune action commerciale n'est créée automatiquement, pour qu'aucune ligne ne se pose dans l'historique d'un client sans qu'un humain l'ait décidé. Symétriquement, rien ne part dans Outlook sans que la case ait été cochée.
• La publication dans Outlook est différée de quelques instants : elle se fait en arrière-plan pour qu'un Microsoft 365 indisponible n'empêche jamais d'enregistrer une action. L'entrée du calendrier passe donc du vert au bleu avec un léger décalage.
• Un RDV très éloigné dans le temps (plus de ~6 mois dans le futur au moment de sa création) peut ne remonter dans le calendrier CRM qu'après un délai — limite connue de la synchronisation, détaillée dans la doc technique.
• Supprimer une action publiée : passez par la vue Timeline. Seule la suppression depuis le menu ⋮ de la liste des actions retire aussi le rendez-vous de l'agenda Outlook. Supprimée depuis sa fiche, l'action disparaît mais le rendez-vous reste dans Outlook. Contournement : décocher « Ajouter à mon agenda Outlook », enregistrer, puis supprimer — le rendez-vous part depuis n'importe quel chemin.

Voir aussi

• Doc technique : .claude/technical-docs/crm/crm-calendar.md