--- title: "Boîte mail Outlook (CRM)" module: crm type: functional status: active updated: 2026-08-18 --- # Boîte mail Outlook (CRM) > Doc fonctionnelle : décrit le **quoi** et le **pourquoi** (point de vue utilisateur / chef de projet). ## À quoi ça sert L'onglet **CRM › Boîte mail** affiche les mails Outlook de l'utilisateur connecté — reçus et envoyés, dans deux sous-onglets — et les rapproche automatiquement des fiches clients/contacts CRM : un mail d'un contact connu est rattaché tout seul, un mail vers/depuis un nouveau contact d'un client existant crée la fiche contact, un cas ambigu devient une proposition à valider d'un clic. Chaque mail rattaché peut être transformé en **action commerciale** pré-remplie. ## Sous-onglets - **Boîte de réception** : mails reçus, contrepartie = l'expéditeur. Coordonnées manquantes complétées par extraction IA de la signature. - **Mail envoyé** : mails envoyés depuis la boîte, contrepartie = le destinataire principal. Pas d'extraction IA ici : le corps est écrit par l'utilisateur, pas par le destinataire — il n'y a rien de pertinent à en extraire pour compléter une fiche contact. Les deux sous-onglets partagent le même écran (activation, pause, synchronisation) mais ont chacun leurs filtres/tri propres. ## Activer sa boîte 1. Le compte Microsoft 365 doit être connecté via le **widget Office 365** (le consentement couvre désormais le calendrier **et** la lecture de la boîte mail). 2. Sur l'onglet Boîte mail, cliquer **« Activer ma boîte de réception »**. 3. Si le compte a été connecté avant l'ajout de la lecture mail, l'application invite à **reconnecter** le compte Microsoft (un clic), puis à réessayer l'activation. Une fois activée, la boîte se synchronise automatiquement toutes les 10 minutes — dossiers **Boîte de réception** et **Éléments envoyés** Outlook, chacun avec son propre curseur de synchronisation, 30 derniers jours à la première synchronisation. Le bouton **« Synchroniser maintenant »** force une synchronisation immédiate des deux dossiers sans attendre le prochain passage planifié (limité à 2 déclenchements par minute) ; un badge **« Synchronisation en cours »** s'affiche dès le clic — y compris pendant les quelques secondes d'attente avant que le traitement ne démarre réellement — et la liste des mails se met à jour toute seule dès que le run se termine, sans recharger la page. La boîte peut être **mise en pause** et réactivée à tout moment ; les mails déjà importés restent visibles. Chaque utilisateur ne voit que **sa** boîte. ## Vue mail En plus de la vue tableau (filtrable, triable, exportable), un bouton **« Mail »** dans la barre d'outils bascule vers une disposition à deux volets façon client mail : la liste à gauche (triée par date, groupée par période — Aujourd'hui / Hier / Cette semaine / Ce mois-ci / Plus ancien), le contenu du mail sélectionné à droite avec ses actions (rattacher, ajouter en action commerciale, archiver). Disponible sur les deux sous-onglets. ## Statuts de rattachement | Badge | Sens | |-------|------| | **Rattaché** (vert) | L'adresse email correspond exactement à un contact CRM actif. Pour un mail reçu, ses coordonnées manquantes (téléphone, fonction, service) sont complétées depuis la signature — jamais écrasées. | | **Contact créé** (bleu) | Le domaine de la contrepartie correspond à un client CRM unique : le contact a été créé automatiquement (coordonnées de signature pour un mail reçu, nom d'affichage seul pour un mail envoyé). | | **À valider** (ambre) | Signal ambigu (domaine partagé par plusieurs clients, ou homonyme trouvé par le nom) : l'application propose des candidats, l'utilisateur arbitre — aucun rattachement silencieux. | | **Rattaché manuellement** (indigo) | Rattachement choisi par l'utilisateur (validation d'une proposition ou recherche manuelle). | | **Non rattaché** (gris) | Aucun signal exploitable (ex. adresse grand public inconnue). Rattachement manuel possible. | Les adresses grand public (gmail, orange, outlook…) et les domaines internes ISI (isi-app.com, isi-dsi.fr) ne déclenchent jamais de rattachement par domaine ni de création automatique — un collègue n'est jamais un contact client. ## Actions disponibles sur un mail - **Voir le mail** : aperçu sécurisé du contenu (les scripts éventuels du mail ne s'exécutent jamais), avec pièces jointes téléchargeables (5 Mo max par pièce, importées à la synchronisation). - **Rattacher / Valider la proposition** : choisir un contact du CRM (les propositions se valident en un clic). - **Ajouter en action commerciale** (mails rattachés uniquement) : ouvre la fiche action pré-remplie — titre (objet du mail), description (corps), contact cible, mode de contact « Mail », date du jour. Le corps du mail sert aussi de transcript : le bouton **« Générer le résumé »** de la fiche action fonctionne tel quel. Une fois créée, le mail garde un lien vers l'action (et inversement, une seule action par mail). - **Archiver** : retire le mail de la liste (aucune donnée supprimée). ## Règles d'accès et confidentialité - Onglet accessible aux utilisateurs du module CRM (b2b) ; chaque utilisateur ne voit que les mails de **sa propre** boîte, dans **son** tenant. - L'application ne lit que les mails (permission Microsoft « Mail.Read », lecture seule) — aucun envoi de mail, aucune écriture dans Outlook. - L'extraction de signature par IA (mails reçus uniquement) est facturée sur le quota IA du tenant. - **Inaccessible en mode assistance** : un assistant ISI qui prend la main sur un compte utilisateur n'a pas accès à sa boîte mail (onglet masqué, accès direct par URL bloqué) — c'est une donnée personnelle de l'utilisateur, pas une donnée métier du tenant. ## Points d'attention - Un compte Microsoft connecté **avant** cette fonctionnalité doit être reconnecté une fois (le consentement historique ne couvrait pas la lecture mail). - Côté Boîte de réception : les mails envoyés par l'utilisateur lui-même et les brouillons sont ignorés. Côté Mail envoyé : à l'inverse, un mail est toujours émis par la boîte elle-même, cette exclusion ne s'y applique donc pas. - En cas d'échec répété de synchronisation (compte déconnecté, mot de passe changé), la boîte passe en erreur avec un lien de reconnexion — les autres utilisateurs ne sont pas affectés. ## Voir aussi - Doc technique : `../../.claude/technical-docs/crm/crm-inbox.md` - Fiche action commerciale : [crm-action-fiche](crm-action-fiche.md)