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title: "Relances de saisie et de validation des temps"
module: crm
type: functional
status: active
updated: 2026-10-07
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# Relances de saisie et de validation des temps

> Doc fonctionnelle : décrit le **quoi** et le **pourquoi** (point de vue utilisateur / chef de projet).

## À quoi ça sert

Le service administratif clôture les comptes en début de mois, à partir des temps **validés**.
Beaucoup de temps restent « Programmés » (jamais passés en « Réalisé ») ou ne sont pas validés
par les responsables, ce qui bloque la clôture. Isi-APP envoie donc des rappels automatiques
pour qu'en début de mois tout soit saisi, réalisé et validé.

## Comment ça marche (côté utilisateur)

Quatre mails, à 8 h, sur les jours ouvrés (hors week-ends et jours fériés) :

| Quand | Qui | Contenu |
|---|---|---|
| Le **25** (ou le jour ouvré précédent) | Tous les membres d'une équipe temps | « Pensez à saisir vos temps du mois et à les passer en Réalisé » |
| **Dernier jour ouvré** du mois | Les salariés qui ont encore quelque chose à faire | Les jours ouvrés non saisis ou incomplets, et la liste des temps encore « Programmés » |
| **Premier jour ouvré** du mois suivant | Les managers | État des lieux du mois écoulé par salarié (jours non saisis, programmés, à valider, validés) et demande de validation |
| **Deuxième jour ouvré** | Les managers dont l'équipe a encore des temps non validés | Rappel avec le détail des temps concernés, salarié par salarié |

Règles de calcul :

- Un jour ouvré est **saisi** dès que ses temps totalisent une journée, quel que soit leur
  état. Les **congés et absences** saisis (y compris temps partiel) comblent le jour : la
  personne n'est pas relancée pour un jour de congé.
- Les jours avant la date d'arrivée ou après la date de départ de la personne ne comptent pas.
- Un temps « Programmé » dont la date est passée doit être passé en « Réalisé » : il apparaît
  dans la relance, absences comprises.
- Le **manager** d'une personne est le responsable renseigné sur sa fiche personne. Il ne
  reçoit que ses **rapports directs** : pas toute l'équipe temps, et pas les rapports de ses
  propres rapports.

Chaque mail porte un **lien direct** :

- salarié : l'écran **Temps** filtré sur ses temps « Programmés » du mois → les sélectionner,
  puis « Marquer comme Réalisé » ; un second lien ouvre le planning pour saisir les jours manquants ;
- manager : l'écran **Temps** filtré sur les temps non validés du mois de ses rapports
  directs → les sélectionner, puis « Valider ».

Le filtrage posé par le lien est celui d'une recherche ordinaire : si vous touchez ensuite aux
filtres (ouvrir le panneau de filtres, changer une période ou un statut), il devient votre
filtre habituel de l'écran Temps. Pour revenir à votre vue, réinitialisez les filtres. Une
personne qui n'est le responsable de personne et qui ouvre un lien « valider » voit un simple
avertissement, l'écran n'est pas modifié.

## Règles d'accès

- Les relances ne partent que pour les entités ouvertes dans la configuration (au lancement :
  ISI uniquement). Ouvrir un client = ajouter son identifiant à la configuration, sans
  intervention en base.
- Destinataires : membres d'une équipe temps de l'entité, **actifs à la date d'envoi**. Une
  personne archivée, désactivée ou déjà partie (date de départ passée) n'est jamais relancée et
  n'apparaît pas dans l'état des lieux de son manager, même s'il lui reste des temps non validés.
  Un départ prévu plus tard dans le mois n'empêche pas la relance.

## Points d'attention

- Une personne **sans responsable** sur sa fiche (ou dont le responsable est elle-même,
  archivé, désactivé ou parti) n'apparaît dans aucun état des lieux. La simulation la signale :
  compléter sa fiche personne.
- Le bouton « Valider » de l'écran Temps n'est proposé qu'aux administrateurs d'équipe, et
  l'écran n'affiche les temps d'autrui qu'aux administrateurs de l'équipe concernée : un
  manager qui n'est pas administrateur de l'équipe de ses rapports passe par le planning.
- Les personnes membres d'une équipe mais qui ne saisissent pas leurs temps (intervenants
  ponctuels…) seront relancées chaque mois : les retirer de l'équipe si elles ne sont pas concernées.
- **Si les relances ne sont pas parties** (serveur de mail indisponible, interruption) : la
  commande sort en échec et rien ne bloque une reprise. L'équipe technique la relance le jour
  même : seules les personnes qui n'ont pas reçu le mail sont relancées, jamais deux fois les autres.
- **Simulation (équipe technique)** : les envois se rejouent à n'importe quelle date et peuvent
  être redirigés vers une boîte de test, sans rien envoyer aux vrais destinataires (voir la doc
  technique).

## Voir aussi

- Doc technique : `../../.claude/technical-docs/crm/time-entry-reminders.md`
- [Planning](planning.md) · [Tableau de bord des temps](crm-dash-times.md)