E-mails automatiques d'arrivée et de départ

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Qui peut faire quoi. L'écran suit les droits du paramétrage DSI, ceux-là mêmes qui ouvrent la page : les profils qui administrent ce paramétrage activent et rédigent les messages ; les profils qui n'y ont qu'un accès en consultation voient les messages tels qu'ils sont configurés, sans pouvoir les enregistrer ni s'envoyer de test ; les autres n'y accèdent pas. Un changement de droits prend effet immédiatement, y compris sur un écran resté ouvert.

Pourquoi

Les mails envoyés au fil du cycle de vie d'une personne étaient figés : pas de manager prévenu à l'arrivée, pas de récapitulatif pour la personne qui part, et des textes sans personnalisation. Chaque mail peut désormais être activé indépendamment et rédigé avec des variables.

Les mails

• Chaque mail est désactivé par défaut : rien ne part tant que l'entité ne l'a pas activé.
• On peut ajouter des destinataires en copie (RH, IT…).
• Un manager supprimé, parti (date de départ passée) ou sans e-mail n'est pas destinataire. Le mail ne part alors qu'aux destinataires en copie, s'il y en a.
• « M'envoyer un test » envoie un aperçu, avec des valeurs d'exemple, à votre propre adresse. L'aperçu reprend le texte affiché sur la carte, même s'il n'est pas encore enregistré. Si l'objet ou le texte contient une variable non reconnue, le test n'est pas envoyé.
• « Réinitialiser » restaure l'objet et le texte par défaut. L'activation et les destinataires sont conservés.

Au départ, choix au cas par cas

À l'étape « Transition » du formulaire de départ, une case pré-cochée par mail activé permet de ne pas l'envoyer pour ce départ-là. Le message à la personne est modifiable avant l'envoi. La case est grisée, avec l'explication, si le destinataire n'a pas d'e-mail ou si le manager est parti.

Notification du service IT au départ

Quand le formulaire de départ notifie le service SI, par ticket ou par mail, il ajoute automatiquement :

• les accès à révoquer, c'est-à-dire les profils applicatifs de la personne ;
• le matériel à récupérer, c'est-à-dire le matériel en service dont elle est titulaire ou utilisatrice.

Ce bloc se désactive dans Alertes de départ › Formulaire de départ › bloc SI.

En mode « mail seul », les notifications RH et SI partent maintenant aux destinataires configurés dans ce même écran. Avant, elles partaient à la personne qui remplissait le formulaire. Sans destinataire configuré, l'ancien comportement s'applique.

Variables

Elles s'insèrent en cliquant sur les boutons sous l'éditeur et s'écrivent {{ variable }}. Elles fonctionnent dans ces mails-ci, mais aussi dans le mail de bienvenue (objet et corps), les trames des services d'arrivée, les trames de départ RH/SI et le mail au repreneur.

civilite, prenom, nom, nom_complet, email, login, poste, type_contrat, etablissement, date_arrivee, date_depart, motif_depart, manager, manager_prenom, manager_nom, manager_email, destinataire, applications (liste), materiel (liste).

Les anciens jetons {forname}, {name}, {dtdep} et {recipient_name} restent reconnus.