Connecteur N2F — clients du CRM

Doc fonctionnelle : décrit le quoi et le pourquoi.

À quoi ça sert

Aujourd'hui, un client est saisi deux fois : dans le CRM Isi-APP, puis à la main dans N2F, le logiciel de notes de frais du groupe, pour qu'un collaborateur puisse imputer une dépense refacturable.

Ce connecteur supprime la double saisie : le CRM devient la source unique. Les clients actifs y sont poussés automatiquement dans N2F, et s'y maintiennent seuls.

L'écran de test de l'API — /admin/n2f — est un outil d'observation distinct, décrit dans n2f-expense-api.md. Le présent document porte le connecteur lui-même.

Quels clients partent dans N2F

Ceux qui portent le statut Client sur l'entité ISI concernée — c'est-à-dire, selon la règle déjà appliquée par le CRM : une affaire gagnée, signée et non échue, ou une facture de moins de 12 mois.

Au 15 septembre 2026, cela représente 172 clients sur les trois entités du groupe. Le connecteur ne redéfinit rien : il reprend le statut que le CRM calcule déjà, visible sur chaque fiche client.

Un client suivi par deux entités (ISI-APP et ISI-DSI, par exemple) part dans les deux sociétés N2F correspondantes. C'est voulu : les dépenses y sont imputées séparément.

Comment c'est organisé

Une instance du connecteur par société N2F, chacune rattachée à une entité ISI. Le groupe en compte trois, donc trois instances à terme. Chaque instance dit :

La préproduction est le réglage par défaut : une instance dont la configuration n'est pas terminée ne peut pas écrire par mégarde dans le référentiel réel du groupe.

Où ça se passe

Store → Mes connecteurs → l'instance N2F. L'écran comporte un panneau Diagnostic N2F avec deux boutons, et la configuration juste en dessous.

Mettre en route une instance

1. Renseigner le Client ID et le Client Secret fournis par n2jSoft, choisir la plateforme, enregistrer. La société n'est pas encore demandée à ce stade — c'est normal, elle s'obtient à l'étape suivante.
2. Cliquer sur Charger les sociétés : le tableau affiche les sociétés visibles par ces identifiants, avec leur identifiant technique.
3. Reporter l'identifiant voulu dans Société N2F, choisir l'entité ISI source, enregistrer.
4. Activer l'instance — c'est seulement à ce moment que société et entité deviennent obligatoires.

Le bouton Tester la connexion vérifie à tout moment que les identifiants sont acceptés.

Pourquoi si peu de boutons

N2F bloque l'accès à son API pendant 12 heures au moindre dépassement de quota, sans possibilité d'annulation, et ce blocage vaut pour tout le groupe. Les écrans sont donc conçus pour que rien ne parte par accident :

• chaque bouton de diagnostic ne déclenche qu'un seul appel ;
• deux appels trop rapprochés sur la même instance sont refusés, avec un message ;
• le panneau de test générique du Store est masqué pour ce connecteur : il n'aurait pas su le tester, et son bouton n'est pas réservé aux développeurs ;
• l'envoi des clients se fera par lots bornés (1, 5 ou 25), jamais les 172 d'un coup.

Le rythme : la nuit, pas la seconde

N2F interdit les traitements par lot entre 6 h et 21 h. La synchronisation tournera donc la nuit : une modification faite dans le CRM est répercutée la nuit suivante, pas immédiatement. Avec environ cinq nouveaux clients par mois, l'écart est invisible à l'usage.

Retirer un client sans casser l'historique

Un client qui sort du périmètre n'est jamais supprimé de N2F : il reçoit une date de fin de validité. Il disparaît des choix de saisie, mais les notes de frais qui le mentionnent restent intactes.

Accès

Ce cloisonnement tient à la nature des identifiants : ils sont globaux à la société N2F, non cloisonnés par entité, et le connecteur écrit dans le référentiel de notes de frais du groupe.

Vérifier avant d'envoyer

L'écran Clients à exporter vers N2F compare le CRM et N2F sans rien écrire, et affiche quatre compteurs :

L'aperçu n'est pas chargé automatiquement : ouvrir ou recharger la page ne consomme aucun appel.

Ensuite, le bouton Envoyer le lot pousse 1, 5 ou 25 clients, jamais les 173 d'un coup. Les envois sont séquentiels et espacés de quelques secondes : un lot prend donc un petit moment, c'est normal et c'est ce qui protège l'accès API du groupe.

Deux situations où le bouton reste volontairement inactif :

• la lecture de la liste N2F est incomplète — des clients paraîtraient « à créer » alors qu'ils existent déjà, et l'envoi les écraserait ;
• les écritures sont verrouillées sur la plateforme visée (cas de la production tant qu'elle n'est pas explicitement ouverte).

Retirer un client, sans casser l'historique

Un client qui n'est plus « Client » sur l'entité source est désactivé dans N2F : il reçoit une date de fin de validité. Il disparaît des choix de saisie, mais les notes de frais qui le mentionnent restent intactes. Rien n'est jamais supprimé.

Ces clients apparaissent dans l'aperçu sous l'étiquette À désactiver, avant d'être traités.

Un garde-fou contre le retrait de masse

La synchronisation nocturne tourne sans personne pour la valider. Si une erreur de configuration — une entité source changée par mégarde, une société N2F repointée — faisait paraître le portefeuille vide, elle désactiverait tous les clients en une nuit.

Le connecteur refuse de continuer dans ce cas : si le CRM ne remonte aucun client actif, ou si plus d'un dixième des clients devraient être retirés d'un coup, la synchronisation s'arrête et l'explique dans son journal. Le retrait reste alors possible depuis l'écran, une fois la configuration vérifiée.

Quand la synchronisation tourne

Chaque nuit, entre 21 h et 6 h : N2F interdit les traitements par lot en journée. Une modification faite dans le CRM est donc répercutée la nuit suivante.

Pour activer la synchronisation automatique, réglez l'instance sur Planifié avec la fréquence voulue dans l'onglet Automatisation. L'ordonnanceur attend l'ouverture de la fenêtre : inutile de viser une heure précise.

En journée, l'envoi manuel reste possible jusqu'à 5 clients — de quoi vérifier un cas particulier sans attendre la nuit.

Une société N2F par instance

Deux instances actives pointant la même société se désactiveraient mutuellement chaque nuit : chacune considérerait les clients de l'autre comme sortis de son périmètre. L'application refuse cette configuration à l'activation.

C'est un piège réel en recette : la préproduction n'expose qu'une seule société. La production, elle, en expose deux : ISI DSI et ISI APP.

Ce qui reste à trancher

• L'adresse est-elle exigée par N2F ? Sur les 173 clients actifs, 16 n'en ont aucune en base. Ils partent quand même, avec une adresse vide : un client absent de N2F empêcherait d'imputer une dépense, une adresse manquante non.
• Les entités du groupe (ISI-GROUPE, ISI-DSI) sont elles-mêmes des fiches client dans le CRM : elles partiront donc comme clients N2F. Est-ce le comportement voulu ?
• Le choix du client sera-t-il obligatoire sur une ligne de dépense refacturable ?
• Les missions doivent-elles partir sur l'axe projects dans un second temps ?

Refacturable : le client n'impose rien

Choisir un client sur une dépense ne la bascule pas automatiquement en refacturable. C'est un choix : une réunion interne chez un client, une avant-vente, un déplacement commercial ne se refacturent pas. L'axe sert à imputer la dépense au bon client ; le collaborateur décide ensuite si elle lui est refacturée.

(Techniquement, N2F permettrait de forcer ce comportement. Ce n'est volontairement pas activé.)

Bon à savoir

Le CRM a le dernier mot. Un client désactivé à la main dans N2F sera réactivé à la prochaine synchronisation, puisque le CRM est la source unique. Pour le retirer durablement, il faut qu'il sorte du périmètre côté CRM.

Les entités du groupe ne partent pas. ISI-GROUPE, ISI-APP et ISI-DSI ont chacune leur fiche client dans le CRM ; les pousser reviendrait à proposer « ISI-DSI » comme client sur une note de frais d'ISI-DSI. Elles sont écartées automatiquement, sans liste à tenir à jour.

Une entité sans client actif donne un écran vide. C'est le cas d'ISI-GROUPE aujourd'hui : les clients sont portés par ISI-APP (143) et ISI-DSI (93).

Voir aussi

• Doc technique : .claude/technical-docs/integrations/n2f-crm-connector.md
• Écran de test de l'API : n2f-expense-api.md