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title: "Médiathèque — images, documents et liens de l'entité"
module: wiki
type: functional
status: active
updated: 2026-09-08
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# Médiathèque — images, documents et liens de l'entité

## Quoi & pourquoi

Jusqu'ici, une image, un document ou un lien n'était visible que depuis la fiche à laquelle il
était rattaché : on ouvrait le ticket, le matériel ou le client, puis son onglet « Images ». Aucune
vue d'ensemble, aucun moyen de savoir ce que l'entité possède réellement, et aucun moyen de déposer
un fichier sans le rattacher immédiatement à quelque chose.

La **Médiathèque** est cette vue d'ensemble. C'est un onglet du module **Documentation** qui
rassemble, en trois sous-onglets, toutes les ressources de votre entité — quelle que soit la fiche
d'où elles viennent.

## Où

**Documentation → Médiathèque**, puis l'un des trois sous-onglets :

| Sous-onglet | Contenu | URL |
|-------------|---------|-----|
| **Images** | Toutes les images (`captures, photos, schémas`) | `/documentation/mediatheque` |
| **Documents** | Tous les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) | `/documentation/mediatheque/documents` |
| **Liens** | Toutes les adresses web enregistrées | `/documentation/mediatheque/liens` |

## Qui y a accès

**L'onglet s'ouvre à toute personne autorisée à consulter la Documentation.** Si vous accédez au
module, vous accédez à la médiathèque — exactement comme pour les onglets Recherche, Fiches,
Livrets et Schémas.

En revanche, **ce que vous y voyez dépend de votre profil** :

| Votre profil | Ce que la médiathèque vous montre |
|--------------|-----------------------------------|
| Administrateur global, ou membre de l'équipe ISI | Toutes les ressources de l'entité, libres **et** rattachées à une fiche |
| Tout autre profil | Uniquement les ressources **libres**, c'est-à-dire celles qui ne sont rattachées à aucune fiche |

Les ressources rattachées à une fiche (une photo déposée sur un ticket, un devis accroché à une
affaire, un plan lié à un équipement) ne sont donc visibles que par les profils ci-dessus : les
consulter depuis la Documentation reviendrait à parcourir les pièces jointes de tous les modules,
ce qui dépasse le périmètre d'un utilisateur standard. Pour les autres, la colonne
« Rattachements » et le filtre correspondant n'apparaissent pas — ils n'auraient rien à montrer.

L'onglet n'est pas proposé aux **prestataires en offre gratuite**, même administrateurs de leur
propre organisation : la médiathèque suit ici la même règle que l'onglet Partage.

Pour ceux qui y accèdent, **les actions reprennent les droits du module Documentation** : si vous
pouvez créer une fiche de documentation, vous pouvez déposer une image ; si vous pouvez en
supprimer une, vous pouvez supprimer une ressource.

| Ce que vous faites | Droit nécessaire sur Documentation |
|--------------------|-----------------------------------|
| Consulter, rechercher, filtrer, télécharger | aucun — l'accès au module suffit |
| Ajouter une image, un document, un lien | **Création** |
| Modifier un titre, des étiquettes, une description, une URL | **Modification** |
| Supprimer, à l'unité ou en masse | **Suppression** — et uniquement des ressources **libres** |

### Une ressource rattachée ne se supprime pas depuis la médiathèque

**Personne** ne peut supprimer depuis cet écran une ressource rattachée à une fiche, pas même un
administrateur. La suppression est définitive et retirerait la pièce jointe de **toutes** les
fiches où elle apparaît — un ticket, une affaire ou un équipement perdrait la sienne sans que rien
ne le signale de leur côté.

Le bouton « Supprimer définitivement » n'apparaît donc pas sur ces lignes. Pour supprimer une
ressource rattachée, détachez-la d'abord depuis chaque fiche concernée : vous y voyez le contexte,
et vous savez ce que vous retirez.

Si votre sélection multiple mélange les deux, la médiathèque supprime les ressources libres,
conserve les autres, et vous indique combien : « 3 éléments supprimés définitivement. 2 conservés :
rattachés à une fiche. »

Les boutons que vous n'avez pas le droit d'utiliser ne s'affichent pas : sans droit de
suppression, la colonne de cases à cocher et le menu « Actions en masse » disparaissent
également.

Comme les autres onglets du module (Recherche, Fiches, Livrets, Schémas), la médiathèque reste
fermée aux prestataires en offre gratuite.

> Les pièces jointes elles-mêmes restent accessibles à tous depuis la fiche à laquelle elles sont
> rattachées (onglets Images / Documents / Liens d'un ticket, d'un client…). Seule la vue
> d'ensemble est réservée.

## Ce qu'on y voit

Chaque sous-onglet est un tableau classique de l'application : recherche, filtres, tri, choix des
colonnes, pagination, et **bascule entre vue tableau et vue cartes** (bouton en haut à gauche).

Les colonnes reprennent les champs de la ressource — titre, étiquettes, auteur, date, type de
fichier, poids — auxquels s'ajoute une colonne propre à cet écran :

> **Rattachements** — *masquée par défaut, à activer dans le menu « Colonnes »*. Elle donne le
> nombre de fiches où la ressource apparaît, suivi de **la liste de ces fiches, cliquables** :
> « Client - Tickets #12345 », « DSI - Materiel #987 »… Un clic ouvre la fiche dans un nouvel
> onglet, vous ne perdez donc pas votre tri ni vos filtres. Au-delà de trois fiches, un `+N`
> résume le reste (survolez-le pour les voir toutes). Une ressource qui n'est rattachée nulle
> part porte le badge **Libre**.
>
> En **vue cartes**, l'information reste affichée : une carte a la place, une ligne de tableau non.

Une fois affichée, votre choix est mémorisé : la colonne restera visible à vos prochaines visites
jusqu'à ce que vous la décochiez.

Une même ressource peut apparaître sur plusieurs fiches : elle n'est stockée qu'une fois, et le
badge indique combien de fiches la réutilisent.

### Filtres disponibles

- **Rattachement** — tout, uniquement les ressources rattachées, ou uniquement les libres.
- **Année**.
- **Auteur** et **Étiquette** (étiquette : images et documents) — ces deux listes se cherchent au
  clavier : tapez les premières lettres, la liste se réduit. Utile quand l'entité compte des
  dizaines d'auteurs ou d'étiquettes.
- **Format** / **Type de fichier** (images et documents).

## Ce qu'on peut faire

### Consulter

- Une **image** s'agrandit dans la visionneuse au clic sur sa vignette : on y navigue d'une image à
  l'autre de la page affichée, on zoome, on fait pivoter. C'est la même visionneuse que les photos
  de l'annuaire des personnes.
- Un **document** se télécharge.
- Un **lien** s'ouvre dans un nouvel onglet.

### Ajouter

Le bouton vert en haut de chaque sous-onglet ouvre le formulaire d'ajout.

**Point important : une ressource ajoutée depuis la médiathèque n'est rattachée à aucune fiche.**
C'est le cas « libre ». Elle est stockée dans votre entité et reste disponible : pour la poser
plus tard sur un ticket, un projet ou un client, ouvrez l'onglet correspondant de cette fiche et
utilisez « Rattacher un existant ».

| Type | Particularités de l'ajout |
|------|---------------------------|
| **Images** | Plusieurs fichiers en une fois. JPG, PNG, GIF, WEBP, 5 Mo par image. **Les images sont réduites automatiquement** à 1920 px avant l'envoi — une photo de téléphone de 3 Mo arrive autour de 400 Ko, sans différence visible à l'écran. Une photo enregistrée en PNG est convertie en JPEG, seul moyen de l'alléger (2,3 Mo → 0,23 Mo sur un cas réel) ; un PNG à fond transparent ou un visuel à aplats (capture, schéma) reste en PNG. Une image déjà petite n'est pas retouchée. En envoi groupé chaque image reprend le nom de son fichier ; le titre saisi ne s'applique qu'à un envoi unitaire. Les étiquettes et la description sont communes au lot. |
| **Documents** | Un fichier à la fois. PDF, Word, Excel, PowerPoint, texte, 5 Mo. Les images sont refusées : elles ont leur propre sous-onglet. |
| **Liens** | Libellé et URL. Le préfixe `https://` est ajouté automatiquement si vous l'oubliez (`www.exemple.com` fonctionne). |

Dans les trois cas, la **description se saisit en texte enrichi** — mise en forme, listes, liens,
images collées — le même éditeur que sur les fiches. Une description écrite depuis un ticket ou une
fiche client se retrouve donc telle quelle ici, et inversement.

> **Consulter la fiche** — le menu « … » de chaque ligne propose d'ouvrir la fiche où la
> ressource est rattachée, dans un nouvel onglet. S'il y en a plusieurs, une entrée par fiche,
> nommée (« Consulter Client - Tickets #12345 »). Une ressource libre n'a pas cette entrée.

### Modifier

Le titre, les étiquettes et la description sont modifiables ; pour un lien, l'URL également.

**Le fichier lui-même n'est pas remplaçable** — même règle que dans les onglets des fiches. Pour
changer le fichier, ajoutez la nouvelle version et supprimez l'ancienne.

Une modification faite ici est visible partout : la ressource est unique, les fiches ne font que
la référencer.

### Supprimer

La suppression depuis la médiathèque est **définitive et globale** : la ressource disparaît de
toutes les fiches où elle apparaissait, et son fichier est effacé. Il n'y a pas de corbeille.

La fenêtre de confirmation annonce le nombre de fiches concernées avant que vous ne validiez.

**En masse** : cochez les lignes voulues (ou la case d'en-tête pour toute la page), puis
**Actions en masse → Supprimer**. Une confirmation est demandée, et le message de fin indique
combien d'éléments ont été supprimés et de combien de fiches ils ont été retirés. La sélection ne
s'étend jamais au-delà de votre entité.

> La sélection fonctionne dans les deux vues : en tableau par la colonne de cases à cocher, en
> cartes par la case en haut à gauche de chaque vignette.

> Pour retirer une ressource d'**une seule** fiche en la conservant ailleurs, il ne faut pas passer
> par la médiathèque : ouvrez la fiche concernée et utilisez « Détacher » dans son onglet.

## Périmètre

La médiathèque montre les ressources de **l'entité courante** — celle affichée dans l'en-tête de
l'application. Un groupe multi-entités voit donc une médiathèque par entité, et changer d'entité
change le contenu de l'écran. C'est le même périmètre que « Rattacher un existant » dans les
onglets des fiches.

## Limites connues

- **Pas d'export** Excel/PDF sur ces trois tableaux.
- Les droits sont ceux du module Documentation dans son ensemble : on ne peut pas autoriser
  quelqu'un à gérer la médiathèque sans lui donner les mêmes droits sur les fiches.
- **Pas de rattachement depuis la médiathèque** : on rattache toujours depuis la fiche.
- **Pas de remplacement de fichier** en modification.