Quand un client met fin à une prestation, sa lettre finissait dans une boîte mail : rien ne traçait la demande, la fin d'abonnement se faisait à la main, et aucun signal n'avertissait que les missions rattachées devaient être ajustées.
La résiliation se saisit désormais sur l'affaire concernée, depuis un bouton de sa carte de gauche. Aucun champ n'a été ajouté au formulaire de la fiche.
| Information | Rôle |
|---|---|
| Lettre reçue le | Date de réception du courrier du client (obligatoire) |
| Date demandée par le client | Ce que demande sa lettre — informatif |
| Fin d'engagement | La date qui fait foi : fin des prestations et des abonnements |
| Motif | Texte libre — ce que le client invoque |
| Facturation des derniers mois | Mensuelle jusqu'au terme · Au prorata · Solde en une fois · Plus aucune facturation · Autre, + précisions libres |
| Lettre du client | Fichier joint (PDF, image, Word/ODT, e-mail — 20 Mo max) |
Pourquoi deux dates ? Un client demande souvent à partir avant la fin de son engagement. Garder les deux rend l'écart visible au lieu de le gommer : si la date demandée précède le terme, un avertissement s'affiche à la saisie, et le rappel figure dans le courrier de réponse généré par l'IA.
1. Enregistrer — la lettre est archivée, les dates saisies. Rien d'autre ne bouge : ni alerte sur l'affaire, ni fin d'abonnement. C'est ce qui permet d'enregistrer une demande reçue avant de l'avoir instruite.
2. Confirmer — un second geste explicite, qui déclenche :
La liste des abonnements concernés est affichée avant de confirmer, avec pour chacun l'échéance qu'il porte aujourd'hui. La confirmation touche la facturation : elle n'est jamais implicite.
Revenir en arrière — « Annuler la résiliation » retire l'alerte et rend à chaque abonnement la date de fin qu'il portait avant la confirmation (et non une date vide, qui prolongerait un abonnement déjà borné). Si une autre résiliation du même compte est toujours confirmée, l'abonnement n'est pas rouvert : il repasse au terme de cette résiliation-là, la seule encore en vigueur.
Seulement si les deux conditions sont réunies :
Sinon, la résiliation s'enregistre et se confirme normalement — elle pose l'alerte sur l'affaire, sans rien toucher à la facturation. Le volet « abonnements » de la fenêtre n'apparaît simplement pas.
Le bouton « Générer un courrier de réponse » ouvre une conversation avec Micky, l'assistant commercial, déjà nourrie du dossier : client, affaire, dates, motif, modalité de facturation, et le signalement d'une sortie anticipée le cas échéant.
Le courrier arrive rédigé, prêt à être relu. Il se retravaille dans le chat (ton, arguments, mentions à ajouter). La conversation est mémorisée sur la résiliation : le bouton devient ensuite « Reprendre le courrier » et rouvre le même échange.
Le courrier est signé automatiquement : votre nom comme signataire, et l'entité qui porte l'affaire comme société émettrice — avec son adresse et ses coordonnées. Plus de « [Nom du signataire] » ni de « [Société] » à compléter à la main.
⚠️ L'entité vient du produit de l'affaire, jamais du client : c'est nous qui écrivons. Si le produit n'est rattaché à aucune entité, c'est votre entité courante qui est retenue.
L'assistant n'invente ni adresse, ni coordonnée, ni montant, ni clause, ni date : tout ce qu'il ne sait pas est laissé entre crochets, à compléter.
Une fois le courrier rédigé, le bouton « Envoyer au client » ouvre une fenêtre d'envoi.
Le courrier y est pré-rempli avec la dernière version écrite par l'assistant — jamais envoyé tel quel : la conversation a pu continuer, et ce qui part chez un client se relit. Vous voyez et corrigez le texte exact qui partira.
| Destinataire | Les contacts du client ayant un e-mail, plus l'adresse de sa fiche — ou « Autre adresse » pour saisir une adresse qui n'est nulle part dans le CRM (avocat, siège, repreneur…). Si le client n'a ni contact ni adresse, le champ libre s'ouvre d'emblée. |
| Objet | Pré-rempli, modifiable |
| Réponse | Le message part de la plateforme, mais votre adresse est en réponse : le client vous répond à vous, pas à une boîte anonyme. |
Un contact qui s'est opposé à la prospection reste sélectionnable, avec un avertissement : répondre à sa propre demande est un acte transactionnel, pas du démarchage. Le bloquer empêcherait de répondre à quelqu'un qui vient de nous écrire — mais n'en profitez pour aucun message commercial.
L'envoi est tracé sur la résiliation (date et destinataire), et le texte envoyé y est archivé : la conversation avec l'assistant continue de vivre, ce qui est parti chez le client est figé. Le bouton devient ensuite « Renvoyer au client » et rappelle la date du dernier envoi.
En environnement de développement, le message ne part jamais chez le client : il est redirigé vers l'adresse de support, et l'envoi est bloqué si celle-ci n'est pas configurée.
Sur CRM → Affaires, le bouton « Résiliations » (en haut à droite) mène à l'écran
/crm/aff/terminations : la liste de toutes les résiliations du compte — recherche, tri,
filtres par statut / année / client, accès direct à la fiche affaire et à la lettre reçue,
export Excel et PDF.
C'est un écran à part entière, avec sa propre adresse : le lien se partage et se met en favori. Il n'a volontairement pas d'onglet dans la barre du CRM — on s'y rend depuis les Affaires, dont il est l'annexe. Le compteur du bouton ne totalise que les résiliations confirmées : une saisie en cours n'est pas un départ.
Un bandeau y signale les résiliations confirmées dont la prise d'effet approche : ce sont celles dont les missions restent à ajuster.
Sur la fiche client, un onglet « Résiliations » liste celles de ce client, toutes affaires confondues : statut, dates, motif, modalité de facturation, lettre reçue.
L'onglet n'apparaît que si le client en porte au moins une — la quasi-totalité des clients n'en ont aucune, et un onglet vide en permanence n'aurait fait qu'alourdir la barre. C'est un bloc de lecture seule : la saisie reste sur la fiche affaire, un seul chemin d'écriture pour une donnée qui pilote la facturation.
Utile au moment de reprendre contact : savoir qu'un client nous a déjà quittés — et pourquoi — change la conversation.
Deux notions distinctes, qui peuvent coexister sur une même fiche :