Fiche action commerciale (CRM)

Doc fonctionnelle : décrit le quoi et le pourquoi (point de vue utilisateur / chef de projet).

À quoi ça sert

La fiche action commerciale permet de suivre les interactions avec un client (relance, rendez-vous, formation, démonstration…) : titre, date, mode de contact, type d'action, responsable, contact cible, CR / Résumé et état d'avancement. Elle est accessible depuis l'onglet « Actions » d'une fiche client CRM et depuis la liste globale des actions (/crm/actions).

Comment ça marche (côté utilisateur)

• Créer une action : depuis la fiche client ou la liste des actions, le formulaire de création s'ouvre avec la date du jour et l'état « Programmé » présélectionnés, le responsable étant l'utilisateur connecté. À l'enregistrement, l'utilisateur est redirigé vers la fiche de la nouvelle action (/mod/60500101/update/{id}).
• Champs obligatoires : titre, date, état, mode de contact et entités concernées (repérés par un astérisque). Laisser « Entités concernées » vide affiche désormais un message d'erreur sous le champ, comme pour le titre — auparavant l'enregistrement partait quand même et remontait une erreur technique de base de données.
• Modifier une action (/mod/60500101/update/{id}) : tous les champs (libellé, date, état, mode de contact, type d'action, responsable, contact cible, CR / Résumé, notification, entités concernées…) sont modifiables dans un formulaire unique. Le client rattaché à l'action est fixe (non modifiable depuis cette fiche).
• Sidebar : rattachement d'un contact du client à l'action, génération du résumé IA, compléments, activité récente, archivage/restauration.
• Depuis le menu, les actions home/print sur ce module redirigent automatiquement vers la liste /crm/actions.
• Transcript de réunion (facultatif) : sous le formulaire, un champ permet d'uploader le compte-rendu Teams d'une réunion au format .docx (10 Mo max). Le texte du document est extrait automatiquement à l'upload (le fichier lui-même n'est pas conservé) et servira de contexte à la génération du résumé. Comme les autres champs, il n'est enregistré qu'au clic sur « Enregistrer ».
• Générer le résumé (IA) : depuis la sidebar, ce bouton ouvre une modale qui génère, avec un indicateur de chargement, un résumé de l'action à partir de ses informations (type, état, date, mode de contact, résultat, responsable, description, CR / Résumé, transcript s'il existe, contact rattaché). Le résumé est ajouté à la fin du champ « CR / Résumé » (jamais substitué à la saisie manuelle) et enregistré immédiatement — pas besoin de cliquer sur « Enregistrer ». Nécessite le module IA souscrit par le tenant et le droit de modification sur la fiche client ; la génération consomme le quota IA du tenant et est limitée à 5 générations par minute par utilisateur.
• Colonne « CR / Résumé » dans les listes d'actions (liste globale /crm/actions et onglet « Actions commerciales » de la fiche client) : masquée par défaut, activable via le sélecteur de colonnes ; également disponible dans les colonnes d'export (texte brut, sans mise en forme).
• Vue de consultation (/mod/60500101/see/{id}) : le CR / Résumé, s'il existe, s'affiche dans un encart sous la description.

Rappel programmé

Une action peut déclencher un rappel automatique au responsable, à l'heure choisie.

• Activer : le champ « Me rappeler cette action » (ex-« Notifier par email ? »). Une fois activé, un champ « Rappel le » apparaît : date et heure du rappel, proposées par défaut à la date de l'action à 08:00.
• Le rappel est indépendant de la date de l'action : il peut être programmé la veille au soir, deux heures avant un rendez-vous, ou plusieurs jours à l'avance.
• Si le rappel est activé sans heure saisie, il tombe à 08:00 le jour de l'action.
• À l'échéance, le responsable reçoit :
  • une notification interne (cloche), rappelant le titre de l'action, le client et la date prévue de l'action ;
  • un e-mail reprenant le titre, la date de l'action, l'heure du rappel, le client, le mode de contact, le contenu préparé (voir ci-dessous) et un lien direct vers la fiche.
• Le rappel est unique : une fois envoyé, la case se décoche. Pour être rappelé à nouveau, il faut la réactiver.
• Passer l'action à « Réalisé » ou « Annulé » annule son rappel : il n'a plus d'objet. La case se décoche à l'enregistrement, et l'action disparaît de l'aperçu « Mes rappels ».
• Un rappel manqué (incident technique) est rattrapé jusqu'à 24 h de retard ; au-delà il est abandonné, pour éviter une rafale d'e-mails obsolètes après une panne.

Préparer un e-mail à envoyer

Sur une action de mode de contact « Mail », le champ description s'intitule « Préparation d'email » : le commercial y rédige le message qu'il enverra au client. Pour tous les autres modes (téléphone, visio, rencontre physique, action), le champ reste intitulé « Description ». Le libellé bascule immédiatement au changement de mode de contact, sans recharger la page.

Le contenu de ce champ est repris dans l'e-mail de rappel, variables résolues : les jetons insérés via la fonction « Variables » de l'éditeur (nom de l'entité, coordonnées…) arrivent remplacés par leur valeur, prêts à copier-coller. Une variable non résolvable s'affiche [Donnée non résolue].

Le rappel est envoyé au commercial, jamais au client : l'application n'envoie aucun message au contact à sa place.

Mode Visio (visioconférence Teams)

Sur une action dont le mode de contact est « Visio », la sidebar propose une section « Visio » pour organiser la réunion avec le contact rattaché.

• Créer la visio : bouton tout-en-un. En un clic, il crée une réunion Microsoft Teams, active la transcription automatique de la réunion (si les droits Microsoft 365 le permettent) et envoie l'invitation par e-mail au contact rattaché à l'action — sans étape supplémentaire. Une petite fenêtre permet de préciser l'heure de début et la durée (la date de l'action est reprise automatiquement ; par défaut 09h00, 1 heure).
• Prérequis : un contact avec une adresse e-mail doit être rattaché à l'action (voir « Rattacher un contact » dans la sidebar) — sans quoi le bouton refuse de créer la visio.
• Une fois la visio créée, la page se recharge : le bouton disparaît et un lien « Rejoindre la réunion Teams » s'affiche à sa place — la visio ne peut être créée qu'une seule fois par action.
• Faire le CR : après la réunion, le bouton « Récupérer le transcript Teams et faire le CR » (dans la modale « Générer le résumé », visible uniquement si une visio Teams existe) récupère automatiquement la transcription générée par Teams et rédige le compte-rendu IA à partir de son contenu — sans qu'il soit nécessaire d'uploader manuellement un fichier. Le CR est ajouté à la fin du champ « CR / Résumé », jamais substitué. De même, si un transcript avait déjà été déposé à la main, la transcription Teams vient s'ajouter à sa suite : rien n'est écrasé.
• Si la transcription n'est pas encore disponible (réunion pas encore tenue, ou activation pas encore consentie par l'administrateur Microsoft 365), un message l'indique clairement — la réunion et l'invitation restent créées, seule l'activation de la transcription est concernée.
• Si l'e-mail d'invitation n'a pas pu partir (serveur de messagerie indisponible), le message le dit explicitement : la réunion existe, mais le contact n'a pas été prévenu — il faut lui transmettre le lien « Rejoindre la réunion Teams » par un autre canal.

Voir ses rappels d'un coup d'œil

Sur la page CRM › Actions, un bouton « Mes rappels » ouvre un aperçu des rappels encore programmés, sans avoir à ouvrir les fiches une par une.

• Trois compteurs cliquables filtrent la liste : En retard, Aujourd'hui, À venir. « En retard » signale les rappels qui ne partiront plus (au-delà des 24 h de rattrapage).
• Deux périmètres : Mes rappels (ceux dont je suis responsable) ou Toute l'entité (utile à un manager) — le nom du responsable s'affiche alors sur chaque ligne.
• Chaque ligne montre l'heure du rappel, le titre, le client, le mode de contact, l'état et le délai restant (« dans 2 heures », « il y a 3 jours »). Un clic ouvre la fiche de l'action.
• Aperçu en lecture seule : l'échéance ne se modifie que depuis la fiche, pour n'avoir qu'un seul point de saisie.
• Les 50 rappels les plus proches sont affichés ; au-delà, un message renvoie vers la liste filtrable des actions.
• Seules les actions encore programmées apparaissent : celles marquées « Réalisé » ou « Annulé » en sont exclues, même si leur rappel n'avait jamais été décoché.

Règles d'accès

• Droit de lecture/écriture géré par manageAccessRights() sur le module 60500101 (vérifié par le moteur generic-form, indépendamment de l'écran).
• Le bouton de suppression de la fiche et le rattachement de contact dépendent des droits sur la fiche client (60000101), pas sur l'action elle-même.

Points d'attention

• Le client (idcust) associé à une action est fixé à la création et ne peut pas être changé depuis la fiche.
• Le champ « Résultat » (tpresult) est pris en compte dans le contexte du résumé IA s'il est renseigné en base, mais n'est pas un champ modifiable depuis ce formulaire (limitation pré-existante, hors périmètre de la génération du résumé).
• Une seule zone de texte « CR / Résumé » : le champ « Résumé » ajouté initialement à côté du compte rendu a été fusionné dedans (retour métier). Les résumés déjà saisis ont été rapatriés à la fin du compte rendu de leur fiche ; l'ancien champ ne s'affiche plus.
• « Contact cible » est modifiable directement dans le formulaire, en plus de l'action « Rattacher un contact » de la sidebar. La liste ne propose que les contacts actifs du client de la fiche (plus le contact déjà rattaché, s'il n'en fait plus partie).
• Le rappel n'est envoyé que si l'action a un responsable renseigné (c'est lui le destinataire).
• Les actions déjà cochées « à notifier » avant la mise en production ont reçu automatiquement une heure de rappel à 08:00 le jour de l'action ; celles dont la date était déjà passée ne déclenchent donc aucun rappel.
• Les rappels qui restaient cochés sur des actions déjà réalisées ou annulées ont été décochés automatiquement à la mise en production (héritage : la case n'était pas remise à zéro à la clôture).

Voir aussi

• Doc technique : ../../.claude/technical-docs/crm/crm-action-fiche.md