Suivi des licences Youzer — Documentation Fonctionnelle

Comparez, client par client, les licences Youzer vendues (option du devis) et les licences réellement facturées par Youzer (relevé PDF mensuel).

Vue d'ensemble

ISI-DSI revend Youzer à ses clients sous le module Isi-Identité : chaque client abonné correspond à une instance Youzer, et Youzer facture le revendeur au nombre d'utilisateurs de l'ensemble de ses instances. Le relevé mensuel « Détail des instances » (PDF) liste, pour la période de facturation, chaque instance avec son code, son nom et son nombre d'utilisateurs.

Cet écran met face à face deux chiffres, par client :

• les licences souscrites, c'est-à-dire la quantité de l'option « Option Youzer » du devis d'abonnement (ex. Béthanie : 600 licences à 0,80 € HT/mois) ;
• les utilisateurs relevés par Youzer sur la dernière période de facturation.

L'écart entre les deux est la donnée utile : un client qui consomme plus que ce qui lui a été vendu est facturé par Youzer au-delà de ce qu'ISI-DSI lui refacture.

Avant cette feature, aucun des deux chiffres n'était exploitable : le nombre d'utilisateurs relevé n'était stocké nulle part, et le nombre de licences vendues n'existait qu'enfoui dans le JSON du devis.

Accès

Deux écrans, deux publics :

• Module requis pour l'import : IA (l'analyse du PDF est faite par l'IA)

Fonctionnalités principales

Tableau des clients abonnés

Une ligne par client abonné au module Isi-Identité. Les comptes de démonstration (fiches préfixées « DEMO - ») sont exclus de l'écran : leurs abonnements et devis sont factices, aucune licence Youzer n'est facturée derrière. Par défaut, seuls les clients réellement concernés sont listés : abonnés (abonnement validé, non résilié) et essais en cours. Une fiche peut porter une souscription au module sans être cliente (essai expiré, prospect abandonné, abonnement terminé) — ces cas sont masqués par défaut et accessibles via le filtre de statut.

Colonnes :

• Client : raison sociale, identifiant de fiche CRM, nombre de salariés
• Abonnement : statut de la souscription Isi-Identité (Abonné / Essai en cours / Essai expiré / Abonnement terminé)
• Licences souscrites : quantité vendue, prix unitaire mensuel HT, coût mensuel (quantité × prix unitaire) et référence du devis d'origine — ou badge « Non renseignées », ou mention « saisie manuelle »
• Instance Youzer : nom et code d'instance du dernier relevé (222d9a1c), badge « Instance parente » pour l'instance du revendeur
• Utilisateurs relevés : nombre d'utilisateurs facturés par Youzer au dernier relevé
• Écart : consommation face aux licences vendues — N de marge (vert), Au plafond (orange) ou +N au-delà (rouge, licences facturées au-delà du contrat)
• Évolution : écart d'utilisateurs avec le relevé précédent
• Période : période de facturation du relevé affiché

Un client dont aucune instance n'a encore été relevée reste visible, marqué « Aucun relevé » : c'est ce qui permet de repérer un abonnement facturé sans licence Youzer en face.

Reprise des licences souscrites depuis les devis

Le bouton Reprendre les devis relit, pour chaque client, l'option « Option Youzer » de son devis le plus récent et en fait la souscription courante. L'opération est idempotente (relançable sans risque) : une valeur inchangée n'écrit rien, une valeur différente ajoute une ligne d'historique — une renégociation reste donc traçable. Un devis concernant un prospect sans compte ouvert est ignoré.

Quand aucun devis ne porte l'option (contrat hors devis, reprise d'historique) ou pour corriger une valeur, le crayon en tête de ligne ouvre une saisie manuelle : nombre de licences, prix unitaire optionnel et justification obligatoire. Une valeur manuelle est marquée comme telle dans le tableau et prime sur le devis jusqu'à la prochaine reprise.

Compteurs et alertes d'en-tête

Cinq indicateurs :

• Clients suivis ;
• Licences souscrites — total, avec le coût correspondant (€ HT/mois et /an), calculé à partir du prix unitaire devisé ;
• Utilisateurs relevés sur la dernière période, avec sa date et son ancienneté en jours ;
• Écart comparable — la différence entre relevé et souscrit, calculée sur les seuls clients dont on connaît les deux chiffres. Soustraire les totaux bruts serait trompeur : la différence viendrait surtout des clients sans souscription renseignée, non d'un dépassement ;
• Au-delà du souscrit — cliquable, applique le filtre correspondant.

Un badge signale l'ancienneté du relevé à côté du dernier import, en ambré au-delà de 45 jours : sans lui, un écran nourri par un PDF vieux de trois mois affiche les mêmes chiffres avec le même aplomb.

Deux bandeaux signalent les anomalies de facturation :

• Instances orphelines — listées nommément : elles n'apparaissent dans aucune ligne du tableau et demandent un rattachement manuel depuis la revue du relevé.
• Licences sans abonnement actif — instances rattachées à un client dont l'abonnement Isi-Identité n'est plus actif (essai expiré, abonnement résilié) : Youzer les facture sans qu'un abonnement ISI-APP soit en face. Ces lignes étant masquées par le filtre par défaut, l'alerte est le seul endroit où elles remontent.

Filtres et recherche

• Licences consommées : dépassement des licences souscrites, au plafond, dans l'enveloppe, ou non comparable (relevé ou souscription manquant) — c'est le filtre qui répond à « quels clients ont dépassé leur nombre de licences ». Le compteur Au-delà du souscrit de l'en-tête est cliquable : il applique et lève ce filtre en un clic.
• Statut de l'abonnement : abonnés et essais en cours (défaut), abonnés uniquement, essais en cours, essais expirés et abonnements terminés
• Période de facturation : n'afficher que les clients ayant un relevé sur une période donnée
• Relevé Youzer : avec relevé / sans relevé
• Recherche : raison sociale, identifiant de fiche, code ou nom d'instance

L'export (Excel, PDF) sort une ligne par client avec les colonnes affichées et les valeurs calculées — statut d'abonnement, coût mensuel, écart, origine de la souscription (devis ou saisie manuelle) — c'est-à-dire ce qu'on veut retrouver dans un tableur. Il respecte les filtres en cours.

Import du relevé PDF

Le bouton Importer un relevé PDF ouvre un assistant en deux étapes :

1. Dépôt du PDF — le relevé « Détail des instances » (4 Mo max, 300 instances max). Le PDF doit être exportable en texte : un document scanné est refusé avec un message explicite.
2. Analyse IA — l'IA lit la période de facturation, le total annoncé et une ligne par instance. L'écran suit l'avancement puis propose d'ouvrir la revue.

Revue avant enregistrement

Rien n'est enregistré sans validation. La revue affiche chaque instance détectée avec :

• le rattachement proposé au client abonné : par code d'instance quand ce code a déjà été rattaché lors d'un import précédent (rapprochement certain), sinon par similarité de nom (badge « Rattaché par nom » — ex. « FODEP » → « FORET DURABLE ET PROTEGEE - FODEP », « ST AGNES » → « ASSOCIATION SAINTE AGNES SIEGE ») ;
• un badge « À rattacher » quand aucun client abonné ne correspond : la ligne n'est pas enregistrable tant qu'un client n'a pas été choisi à la main ;
• un badge « Probable : … » quand un client ressemble sans certitude au nom de l'instance (ex. instance « SESAME AUTISME RA » face à la fiche « SESAME AUTISME AURA ») : le rattachement n'est pas fait automatiquement, mais un bouton Rattacher l'applique en un clic (et le formulaire de correction pré-sélectionne ce client) ;
• un badge « Code en doublon » si deux lignes du relevé portent le même code d'instance ;
• un contrôle de cohérence : si la somme des lignes lues ne retombe pas sur le TOTAL affiché par le PDF, un avertissement chiffre l'écart avant enregistrement.

Chaque ligne peut être acceptée, rejetée ou corrigée (client rattaché, et nombre d'utilisateurs si l'IA a mal lu la colonne — la ligne porte alors un badge « Valeur corrigée »). Le bouton Tout accepter accepte toutes les lignes rattachées et laisse de côté celles à rattacher.

L'instance parente est celle du revendeur : elle est rattachée automatiquement au compte ISI-DSI lui-même (« ISI-GROUPE » côté CRM), sans rapprochement de nom — les deux libellés ne se ressemblent pas assez pour qu'un score de similarité les rejoigne. Sa consommation apparaît donc sur la ligne du revendeur dans le tableau, au même titre que celle d'un client. Un rattachement explicite fait lors d'un import précédent reste prioritaire.

Mémoire des rattachements

Un code d'instance rattaché une fois à un client l'est définitivement : les imports suivants le retrouvent automatiquement, même si Youzer renomme l'instance. Le premier import demande donc un travail de rattachement, les suivants sont quasi automatiques.

Historique et réimport

Chaque relevé est conservé par instance et par période : l'évolution mois par mois reste lisible. Réimporter un PDF corrigé pour une période déjà enregistrée remplace les valeurs de cette période (l'ancienne ligne est archivée) sans toucher aux autres périodes.

Côté client : « Licences Isi-Identité » dans Mon compte

Le suivi ci-dessus est un écran ISI-DSI : le client, lui, n'avait aucun moyen de savoir qu'il consommait au-delà de ce qui lui avait été vendu — il ne le découvrait qu'à la facture. La page Mon compte (/my-account) porte donc, dans son onglet Consommation, une carte Licences Isi-Identité — doublée d'une jauge dans le bandeau de synthèse en tête de page, pour qu'un dépassement se voie sans ouvrir d'onglet (cf. ../platform/my-account.md). Elle lui ouvre ses deux chiffres :

• Licences souscrites — celles de son contrat (ou « Non communiquées » tant qu'ISI-DSI ne les a pas renseignées côté CRM) ;
• Utilisateurs relevés — sa consommation au dernier relevé Youzer, avec le mois du relevé ;
• l'écart, formulé de son point de vue : « 83 licences encore disponibles », « Forfait atteint » ou « 17 licences au-delà de votre forfait », doublé d'une barre de progression ;
• l'évolution depuis le relevé précédent (« +12 vs juillet 2026 ») ;
• un historique dépliable des six derniers relevés — période, utilisateurs relevés et écart face aux licences souscrites, pour lire une tendance plutôt qu'un instantané. L'écart y est toujours calculé sur le forfait courant.

Un dépassement déclenche un encart rouge expliquant que les licences supplémentaires sont facturées en plus de l'abonnement, avec un bouton Ajuster mon forfait qui ouvre un mail au service commercial. Un forfait atteint pile déclenche un encart ambré d'avertissement.

Aucun prix n'est affiché : prix unitaire, coût mensuel et coût annuel restent réservés au suivi revendeur.

La carte n'apparaît que pour les clients actuellement abonnés au module Isi-Identité — abonnement validé et non résilié, ou essai en cours : exactement le périmètre du filtre par défaut du tableau revendeur. Un ancien client ou un essai expiré ne la voit pas. Comme le reste de la page, elle est réservée aux administrateurs locaux du compte.

Un client dont plusieurs instances Youzer sont rattachées au même compte voit leur somme : c'est bien ce que Youzer facture sur son abonnement.

Limites connues

• Les comptes de démonstration sont reconnus par le préfixe « DEMO - » de leur raison sociale (aucun indicateur ne les marque en base) : un compte de démo renommé sans ce préfixe réapparaîtrait dans la liste.
• La reprise des devis retient le devis le plus récent portant l'option, qu'il ait été envoyé ou non : un devis en préparation peut donc écraser la valeur courante (l'historique permet de le constater, et la saisie manuelle de rétablir).
• Un seul import peut être en cours à la fois (garde-fou contre les doubles analyses facturées).
• La lecture du PDF dépend de l'IA : le contrôle de cohérence avec le TOTAL du document sert de garde-fou, mais une relecture des lignes reste recommandée avant enregistrement.
• Côté client, la carte de Mon compte affiche le dernier relevé enregistré, pas une donnée temps réel : tant que le relevé Youzer du mois n'a pas été importé par ISI-DSI, le client voit le mois précédent (le mois affiché le lui indique).

Voir aussi

• Doc technique : .claude/technical-docs/integrations/youzer-license-tracking.md
• Page « Mon compte » : ../platform/my-account.md
• Intégration Youzer (synchronisation des mots de passe) : youzer-integration.md