Jusqu'ici, une image, un document ou un lien n'était visible que depuis la fiche à laquelle il était rattaché : on ouvrait le ticket, le matériel ou le client, puis son onglet « Images ». Aucune vue d'ensemble, aucun moyen de savoir ce que l'entité possède réellement, et aucun moyen de déposer un fichier sans le rattacher immédiatement à quelque chose.
La Médiathèque est cette vue d'ensemble. C'est un onglet du module Documentation qui rassemble, en trois sous-onglets, toutes les ressources de votre entité — quelle que soit la fiche d'où elles viennent.
Documentation → Médiathèque, puis l'un des trois sous-onglets :
| Sous-onglet | Contenu | URL |
|---|---|---|
| Images | Toutes les images (captures, photos, schémas) |
/documentation/mediatheque |
| Documents | Tous les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) | /documentation/mediatheque/documents |
| Liens | Toutes les adresses web enregistrées | /documentation/mediatheque/liens |
L'onglet s'ouvre à toute personne autorisée à consulter la Documentation. Si vous accédez au module, vous accédez à la médiathèque — exactement comme pour les onglets Recherche, Fiches, Livrets et Schémas.
En revanche, ce que vous y voyez dépend de votre profil :
| Votre profil | Ce que la médiathèque vous montre |
|---|---|
| Administrateur global, ou membre de l'équipe ISI | Toutes les ressources de l'entité, libres et rattachées à une fiche |
| Tout autre profil | Uniquement les ressources libres, c'est-à-dire celles qui ne sont rattachées à aucune fiche |
Les ressources rattachées à une fiche (une photo déposée sur un ticket, un devis accroché à une affaire, un plan lié à un équipement) ne sont donc visibles que par les profils ci-dessus : les consulter depuis la Documentation reviendrait à parcourir les pièces jointes de tous les modules, ce qui dépasse le périmètre d'un utilisateur standard. Pour les autres, la colonne « Rattachements » et le filtre correspondant n'apparaissent pas — ils n'auraient rien à montrer.
L'onglet n'est pas proposé aux prestataires en offre gratuite, même administrateurs de leur propre organisation : la médiathèque suit ici la même règle que l'onglet Partage.
Pour ceux qui y accèdent, les actions reprennent les droits du module Documentation : si vous pouvez créer une fiche de documentation, vous pouvez déposer une image ; si vous pouvez en supprimer une, vous pouvez supprimer une ressource.
| Ce que vous faites | Droit nécessaire sur Documentation |
|---|---|
| Consulter, rechercher, filtrer, télécharger | aucun — l'accès au module suffit |
| Ajouter une image, un document, un lien | Création |
| Modifier un titre, des étiquettes, une description, une URL | Modification |
| Supprimer, à l'unité ou en masse | Suppression — et uniquement des ressources libres |
Personne ne peut supprimer depuis cet écran une ressource rattachée à une fiche, pas même un administrateur. La suppression est définitive et retirerait la pièce jointe de toutes les fiches où elle apparaît — un ticket, une affaire ou un équipement perdrait la sienne sans que rien ne le signale de leur côté.
Le bouton « Supprimer définitivement » n'apparaît donc pas sur ces lignes. Pour supprimer une ressource rattachée, détachez-la d'abord depuis chaque fiche concernée : vous y voyez le contexte, et vous savez ce que vous retirez.
Si votre sélection multiple mélange les deux, la médiathèque supprime les ressources libres, conserve les autres, et vous indique combien : « 3 éléments supprimés définitivement. 2 conservés : rattachés à une fiche. »
Les boutons que vous n'avez pas le droit d'utiliser ne s'affichent pas : sans droit de suppression, la colonne de cases à cocher et le menu « Actions en masse » disparaissent également.
Comme les autres onglets du module (Recherche, Fiches, Livrets, Schémas), la médiathèque reste fermée aux prestataires en offre gratuite.
Les pièces jointes elles-mêmes restent accessibles à tous depuis la fiche à laquelle elles sont rattachées (onglets Images / Documents / Liens d'un ticket, d'un client…). Seule la vue d'ensemble est réservée.
Chaque sous-onglet est un tableau classique de l'application : recherche, filtres, tri, choix des colonnes, pagination, et bascule entre vue tableau et vue cartes (bouton en haut à gauche).
Les colonnes reprennent les champs de la ressource — titre, étiquettes, auteur, date, type de fichier, poids — auxquels s'ajoute une colonne propre à cet écran :
Rattachements — masquée par défaut, à activer dans le menu « Colonnes ». Elle donne le nombre de fiches où la ressource apparaît, suivi de la liste de ces fiches, cliquables : « Client - Tickets #12345 », « DSI - Materiel #987 »… Un clic ouvre la fiche dans un nouvel onglet, vous ne perdez donc pas votre tri ni vos filtres. Au-delà de trois fiches, un
+Nrésume le reste (survolez-le pour les voir toutes). Une ressource qui n'est rattachée nulle part porte le badge Libre.En vue cartes, l'information reste affichée : une carte a la place, une ligne de tableau non.
Une fois affichée, votre choix est mémorisé : la colonne restera visible à vos prochaines visites jusqu'à ce que vous la décochiez.
Une même ressource peut apparaître sur plusieurs fiches : elle n'est stockée qu'une fois, et le badge indique combien de fiches la réutilisent.
Le bouton vert en haut de chaque sous-onglet ouvre le formulaire d'ajout.
Point important : une ressource ajoutée depuis la médiathèque n'est rattachée à aucune fiche. C'est le cas « libre ». Elle est stockée dans votre entité et reste disponible : pour la poser plus tard sur un ticket, un projet ou un client, ouvrez l'onglet correspondant de cette fiche et utilisez « Rattacher un existant ».
| Type | Particularités de l'ajout |
|---|---|
| Images | Plusieurs fichiers en une fois. JPG, PNG, GIF, WEBP, 5 Mo par image. Les images sont réduites automatiquement à 1920 px avant l'envoi — une photo de téléphone de 3 Mo arrive autour de 400 Ko, sans différence visible à l'écran. Une photo enregistrée en PNG est convertie en JPEG, seul moyen de l'alléger (2,3 Mo → 0,23 Mo sur un cas réel) ; un PNG à fond transparent ou un visuel à aplats (capture, schéma) reste en PNG. Une image déjà petite n'est pas retouchée. En envoi groupé chaque image reprend le nom de son fichier ; le titre saisi ne s'applique qu'à un envoi unitaire. Les étiquettes et la description sont communes au lot. |
| Documents | Un fichier à la fois. PDF, Word, Excel, PowerPoint, texte, 5 Mo. Les images sont refusées : elles ont leur propre sous-onglet. |
| Liens | Libellé et URL. Le préfixe https:// est ajouté automatiquement si vous l'oubliez (www.exemple.com fonctionne). |
Dans les trois cas, la description se saisit en texte enrichi — mise en forme, listes, liens, images collées — le même éditeur que sur les fiches. Une description écrite depuis un ticket ou une fiche client se retrouve donc telle quelle ici, et inversement.
Consulter la fiche — le menu « … » de chaque ligne propose d'ouvrir la fiche où la ressource est rattachée, dans un nouvel onglet. S'il y en a plusieurs, une entrée par fiche, nommée (« Consulter Client - Tickets #12345 »). Une ressource libre n'a pas cette entrée.
Le titre, les étiquettes et la description sont modifiables ; pour un lien, l'URL également.
Le fichier lui-même n'est pas remplaçable — même règle que dans les onglets des fiches. Pour changer le fichier, ajoutez la nouvelle version et supprimez l'ancienne.
Une modification faite ici est visible partout : la ressource est unique, les fiches ne font que la référencer.
La suppression depuis la médiathèque est définitive et globale : la ressource disparaît de toutes les fiches où elle apparaissait, et son fichier est effacé. Il n'y a pas de corbeille.
La fenêtre de confirmation annonce le nombre de fiches concernées avant que vous ne validiez.
En masse : cochez les lignes voulues (ou la case d'en-tête pour toute la page), puis Actions en masse → Supprimer. Une confirmation est demandée, et le message de fin indique combien d'éléments ont été supprimés et de combien de fiches ils ont été retirés. La sélection ne s'étend jamais au-delà de votre entité.
La sélection fonctionne dans les deux vues : en tableau par la colonne de cases à cocher, en cartes par la case en haut à gauche de chaque vignette.
Pour retirer une ressource d'une seule fiche en la conservant ailleurs, il ne faut pas passer par la médiathèque : ouvrez la fiche concernée et utilisez « Détacher » dans son onglet.
La médiathèque montre les ressources de l'entité courante — celle affichée dans l'en-tête de l'application. Un groupe multi-entités voit donc une médiathèque par entité, et changer d'entité change le contenu de l'écran. C'est le même périmètre que « Rattacher un existant » dans les onglets des fiches.