Actif crm functional Revu le 2026-08-18 crm/crm-inbox.md

Boîte mail Outlook (CRM)

Doc fonctionnelle : décrit le quoi et le pourquoi (point de vue utilisateur / chef de projet).

À quoi ça sert

L'onglet CRM › Boîte mail affiche les mails Outlook de l'utilisateur connecté — reçus et envoyés, dans deux sous-onglets — et les rapproche automatiquement des fiches clients/contacts CRM : un mail d'un contact connu est rattaché tout seul, un mail vers/depuis un nouveau contact d'un client existant crée la fiche contact, un cas ambigu devient une proposition à valider d'un clic. Chaque mail rattaché peut être transformé en action commerciale pré-remplie.

Sous-onglets

Boîte de réception : mails reçus, contrepartie = l'expéditeur. Coordonnées manquantes complétées par extraction IA de la signature.
Mail envoyé : mails envoyés depuis la boîte, contrepartie = le destinataire principal. Pas d'extraction IA ici : le corps est écrit par l'utilisateur, pas par le destinataire — il n'y a rien de pertinent à en extraire pour compléter une fiche contact.

Les deux sous-onglets partagent le même écran (activation, pause, synchronisation) mais ont chacun leurs filtres/tri propres.

Activer sa boîte

Le compte Microsoft 365 doit être connecté via le widget Office 365 (le consentement couvre désormais le calendrier et la lecture de la boîte mail).
Sur l'onglet Boîte mail, cliquer « Activer ma boîte de réception ».
Si le compte a été connecté avant l'ajout de la lecture mail, l'application invite à reconnecter le compte Microsoft (un clic), puis à réessayer l'activation.

Une fois activée, la boîte se synchronise automatiquement toutes les 10 minutes — dossiers Boîte de réception et Éléments envoyés Outlook, chacun avec son propre curseur de synchronisation, 30 derniers jours à la première synchronisation. Le bouton « Synchroniser maintenant » force une synchronisation immédiate des deux dossiers sans attendre le prochain passage planifié (limité à 2 déclenchements par minute) ; un badge « Synchronisation en cours » s'affiche dès le clic — y compris pendant les quelques secondes d'attente avant que le traitement ne démarre réellement — et la liste des mails se met à jour toute seule dès que le run se termine, sans recharger la page. La boîte peut être mise en pause et réactivée à tout moment ; les mails déjà importés restent visibles. Chaque utilisateur ne voit que sa boîte.

Vue mail

En plus de la vue tableau (filtrable, triable, exportable), un bouton « Mail » dans la barre d'outils bascule vers une disposition à deux volets façon client mail : la liste à gauche (triée par date, groupée par période — Aujourd'hui / Hier / Cette semaine / Ce mois-ci / Plus ancien), le contenu du mail sélectionné à droite avec ses actions (rattacher, ajouter en action commerciale, archiver). Disponible sur les deux sous-onglets.

Statuts de rattachement

Badge	Sens
Rattaché (vert)	L'adresse email correspond exactement à un contact CRM actif. Pour un mail reçu, ses coordonnées manquantes (téléphone, fonction, service) sont complétées depuis la signature — jamais écrasées.
Contact créé (bleu)	Le domaine de la contrepartie correspond à un client CRM unique : le contact a été créé automatiquement (coordonnées de signature pour un mail reçu, nom d'affichage seul pour un mail envoyé).
À valider (ambre)	Signal ambigu (domaine partagé par plusieurs clients, ou homonyme trouvé par le nom) : l'application propose des candidats, l'utilisateur arbitre — aucun rattachement silencieux.
Rattaché manuellement (indigo)	Rattachement choisi par l'utilisateur (validation d'une proposition ou recherche manuelle).
Non rattaché (gris)	Aucun signal exploitable (ex. adresse grand public inconnue). Rattachement manuel possible.

Les adresses grand public (gmail, orange, outlook…) et les domaines internes ISI (isi-app.com, isi-dsi.fr) ne déclenchent jamais de rattachement par domaine ni de création automatique — un collègue n'est jamais un contact client.

Actions disponibles sur un mail

Voir le mail : aperçu sécurisé du contenu (les scripts éventuels du mail ne s'exécutent jamais), avec pièces jointes téléchargeables (5 Mo max par pièce, importées à la synchronisation).
Rattacher / Valider la proposition : choisir un contact du CRM (les propositions se valident en un clic).
Ajouter en action commerciale (mails rattachés uniquement) : ouvre la fiche action pré-remplie — titre (objet du mail), description (corps), contact cible, mode de contact « Mail », date du jour. Le corps du mail sert aussi de transcript : le bouton « Générer le résumé » de la fiche action fonctionne tel quel. Une fois créée, le mail garde un lien vers l'action (et inversement, une seule action par mail).
Archiver : retire le mail de la liste (aucune donnée supprimée).

Règles d'accès et confidentialité

Onglet accessible aux utilisateurs du module CRM (b2b) ; chaque utilisateur ne voit que les mails de sa propre boîte, dans son tenant.
L'application ne lit que les mails (permission Microsoft « Mail.Read », lecture seule) — aucun envoi de mail, aucune écriture dans Outlook.
L'extraction de signature par IA (mails reçus uniquement) est facturée sur le quota IA du tenant.
Inaccessible en mode assistance : un assistant ISI qui prend la main sur un compte utilisateur n'a pas accès à sa boîte mail (onglet masqué, accès direct par URL bloqué) — c'est une donnée personnelle de l'utilisateur, pas une donnée métier du tenant.

Points d'attention

Un compte Microsoft connecté avant cette fonctionnalité doit être reconnecté une fois (le consentement historique ne couvrait pas la lecture mail).
Côté Boîte de réception : les mails envoyés par l'utilisateur lui-même et les brouillons sont ignorés. Côté Mail envoyé : à l'inverse, un mail est toujours émis par la boîte elle-même, cette exclusion ne s'y applique donc pas.
En cas d'échec répété de synchronisation (compte déconnecté, mot de passe changé), la boîte passe en erreur avec un lien de reconnexion — les autres utilisateurs ne sont pas affectés.

Voir aussi

Doc technique : ../../.claude/technical-docs/crm/crm-inbox.md
Fiche action commerciale : crm-action-fiche