Relances de saisie et de validation des temps

Doc fonctionnelle : décrit le quoi et le pourquoi (point de vue utilisateur / chef de projet).

À quoi ça sert

Le service administratif clôture les comptes en début de mois, à partir des temps validés. Beaucoup de temps restent « Programmés » (jamais passés en « Réalisé ») ou ne sont pas validés par les responsables, ce qui bloque la clôture. Isi-APP envoie donc des rappels automatiques pour qu'en début de mois tout soit saisi, réalisé et validé.

Comment ça marche (côté utilisateur)

Quatre mails, à 8 h, sur les jours ouvrés (hors week-ends et jours fériés) :

Règles de calcul :

• Un jour ouvré est saisi dès que ses temps totalisent une journée, quel que soit leur état. Les congés et absences saisis (y compris temps partiel) comblent le jour : la personne n'est pas relancée pour un jour de congé.
• Les jours avant la date d'arrivée ou après la date de départ de la personne ne comptent pas.
• Un temps « Programmé » dont la date est passée doit être passé en « Réalisé » : il apparaît dans la relance, absences comprises.
• Le manager d'une personne est le responsable renseigné sur sa fiche personne. Il ne reçoit que ses rapports directs : pas toute l'équipe temps, et pas les rapports de ses propres rapports.

Chaque mail porte un lien direct :

• salarié : l'écran Temps filtré sur ses temps « Programmés » du mois → les sélectionner, puis « Marquer comme Réalisé » ; un second lien ouvre le planning pour saisir les jours manquants ;
• manager : l'écran Temps filtré sur les temps non validés du mois de ses rapports directs → les sélectionner, puis « Valider ».

Le filtrage posé par le lien est celui d'une recherche ordinaire : si vous touchez ensuite aux filtres (ouvrir le panneau de filtres, changer une période ou un statut), il devient votre filtre habituel de l'écran Temps. Pour revenir à votre vue, réinitialisez les filtres. Une personne qui n'est le responsable de personne et qui ouvre un lien « valider » voit un simple avertissement, l'écran n'est pas modifié.

Règles d'accès

• Les relances ne partent que pour les entités ouvertes dans la configuration (au lancement : ISI uniquement). Ouvrir un client = ajouter son identifiant à la configuration, sans intervention en base.
• Destinataires : membres d'une équipe temps de l'entité, actifs à la date d'envoi. Une personne archivée, désactivée ou déjà partie (date de départ passée) n'est jamais relancée et n'apparaît pas dans l'état des lieux de son manager, même s'il lui reste des temps non validés. Un départ prévu plus tard dans le mois n'empêche pas la relance.

Points d'attention

• Une personne sans responsable sur sa fiche (ou dont le responsable est elle-même, archivé, désactivé ou parti) n'apparaît dans aucun état des lieux. La simulation la signale : compléter sa fiche personne.
• Le bouton « Valider » de l'écran Temps n'est proposé qu'aux administrateurs d'équipe, et l'écran n'affiche les temps d'autrui qu'aux administrateurs de l'équipe concernée : un manager qui n'est pas administrateur de l'équipe de ses rapports passe par le planning.
• Les personnes membres d'une équipe mais qui ne saisissent pas leurs temps (intervenants ponctuels…) seront relancées chaque mois : les retirer de l'équipe si elles ne sont pas concernées.
• Si les relances ne sont pas parties (serveur de mail indisponible, interruption) : la commande sort en échec et rien ne bloque une reprise. L'équipe technique la relance le jour même : seules les personnes qui n'ont pas reçu le mail sont relancées, jamais deux fois les autres.
• Simulation (équipe technique) : les envois se rejouent à n'importe quelle date et peuvent être redirigés vers une boîte de test, sans rien envoyer aux vrais destinataires (voir la doc technique).

Voir aussi

• Doc technique : ../../.claude/technical-docs/crm/time-entry-reminders.md
• Planning · Tableau de bord des temps